Saiba como fazer o certificado digital NF-e A1 (arquivo)

Depois de algumas dúvidas dos nossos usuários, vamos detalhar a forma de como fazer um certificado NF-e em arquivo(A1) passo-a-passo.
Esta ideia surgiu depois de criarmos a série de vídeos com os 5 passos para comprar o seu certificado digital. Depois pensamos que seria legal aplicar estes 5 passos durante a compra dos certificados mais comercializados. Este texto vai ser bem esclarecedor porque há algumas considerações entre comprar um certificado do modelo e-CPF ou e-CNPJ, por exemplo.
Sendo assim aplicamos os 5 passos para que você saiba como se faz a compra de um NF-e A1 (versão em arquivo) de verdade.
Antes de seguir este é importante que você tenha visto o nosso curso grátis de como comprar um certificado. Você pode assistir nosso curso gratuito de duas formas: através da playlist no YouTube ou seguindo este artigo aqui. A vantagem de seguir este texto é que deixamos mais dicas para te ajudar.
Então vamos lá, a proposta aqui será mostrar todos os cinco passos para fazer um certificado NF-e em arquivo(A1):

1. Compra do NF-e na empresa
2. Validação da documentação obrigatória (pessoa jurídica)
3. Emissão do certificado
4. Instalação no computador
5. Utilização e “ajuste fino” para o correto funcionamento

Vamos começar explicando alguns termos importantes para evitar problemas futuros. Então vamos lá!

O que é o modelo “NF-e”?

O NF-e é um modelo de certificado utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo segurança contra qualquer tipo de golpe e cumprindo com todas as exigências dos órgãos fiscalizadores.
Este é um modelo de certificado “com restrições”. Isto se deve ao fato que ele é um certificado de pessoa jurídica mas com a possibilidade ou não de ser emitido usando os dados de um funcionário ou outro sócio minoritário da empresa, não precisa ser necessariamente o representante legal.
Como este certificado não está associado ao responsável legal pela empresa, não será possível utilizá-lo para tarefas contábeis na Receita Federal, ficando exclusivo apenas a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

O que significa o tipo “arquivo(A1)”?

O certificado digital do tipo A1 consiste em um arquivo digital, que não existe fisicamente. Este tipo pode ser instalado e utilizado em um ou mais computadores ou dispositivos móveis.
Todo certificado digital do tipo A1 possui prazo de validade única de 1 ano (a versão em arquivo é de apenas 1 ano) a partir da sua emissão, isto é, deve ser renovado anualmente.
Nesta opção de compra, o certificado vem em formato de arquivo de computador normal com a extensão .pfx, não necessita de token USB ou cartão(ambos do tipo A3). A vantagem aqui é que você pode instalar em vários locais aonde for usar, por exemplo, no seu navegador de internet, no aplicativo de assinatura de documentos, etc.
Saiba que o primeiro passo é fazer um novo pedido de compra do NF-e em arquivo(A1) no site da Autoridade Certificadora (empresa certificadora).

Passo 1: Compra

Nesta etapa você vai solicitar sua certificação digital. É importante lembrar que um certificado digital padrão ICP-Brasil deve ser comprado e existem várias empresas autorizadas pelo ITI que emitem um produto deste. Cada empresa pratica o valor que quiser, e como não é tabelado, é importante que você faça uma análise e pesquise por ofertas para economizar.
Dica: Estamos fechando parcerias para conseguir as melhores ofertas de certificado para você. Assim, nós desenvolvemos um buscador de cupons de desconto. Comprando através do nosso link você ganha um belo desconto e ainda ajuda a Compare Certificado Digital a continuar trazendo conteúdos pra facilitar sua vida.
A solicitação de compra do certificado deverá ser feita por você mesmo. Entretanto, no caso de autorizar outra pessoa a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve ser de confiança. Isto é necessário porque o computador e a pessoa que fará a solicitação de compra irá lidar com as informações sensíveis do titular, porque será necessário informar seus dados pessoais ou empresariais.
A solicitação é feita acessando o site da empresa certificadora. Quando começar a compra do seu certificado, é necessário informar quais serão as 3 características que o seu vai possuir. Neste caso, escolha da seguinte forma:

• Tipo: escolha o tipo arquivo(A1)
• Validade: selecione a validade ideal para você
• Modelo: escolha o modelo NF-e

No final desta etapa você vai ter um pedido de compra, agora é necessário realizar o pagamento, reunir a documentação obrigatória exigida e se preparar para a validação de documentos.

Passo 2: Validação

A validação da documentação serve para identificar você, para depois autorizar a emissão do certificado. Este também é um processo de segurança para evitar que um golpista emita um certificado em nome de outra pessoa.
Agora você vai aprender como funciona o processo de validação, é neste passo que você vai juntar a documentação exigida, agendar para fazer um certificado digital e na data marcada vai levá-la num encontro com a empresa. Saiba que os documentos para validação tem mais haver com o modelo de certificado que deseja adquirir. No caso do NF-e A1 (versão em arquivo), a documentação exigida é a seguinte:

• Cartão CNPJ impresso um dia antes da validação
• Documento de constituição da empresa, com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital (contrato social/última alteração consolidada, certidão simplificada, Ata/Estatuto)
• Documentos de eleição da diretoria vigente (caso tenha alguma)
• Procuração Pública (caso tenha alguma)
• Alterações contratuais (caso tenha alguma). As alterações devem ser devidamente registradas nos órgãos competentes. Caso a última alteração seja consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição; caso contrário, será preciso apresentar todas as alterações anteriores.

Documentação do representante da empresa:

• 1 documento de identificação, pode ser RG, CNH, Carteira de trabalho, Passaporte e documentos funcionais, tais como: CRC, OAB, CREA, CRM, dentre outros (dentro do prazo de validade)
• Documento CPF (Cadastro de Pessoa Física)

A validação da documentação acontece uma vez por certificado comprado. Posteriormente caso decida fazer outro, pode ser necessário fazer os mesmos cinco passos.
Para validar a documentação, será necessário agendar uma data com a empresa. A data da validação foi definida por você no passo anterior (passo 1: compra). Durante a compra do seu certificado você informa qual o melhor dia e horário para fazer a validação de documentos. Nesta data, um agente de registro da empresa irá recolher seus dados biométricos e a documentação, para verificar e validar as suas informações.

Validação presencial ou por videoconferência?

O processo de validação pode ser feito de duas maneiras:

• presencial: na data marcada você vai até a empresa com a documentação obrigatória exigida.
• virtual: na data agendada você faz uma videoconferência (chamada de vídeo) com a empresa certificadora. Este tipo de validação só é possível se você possuir alguns critérios.

Dica: Para você que está procurando um posto de atendimento para fazer a validação presencial, nós criamos o Mapa do Certificado Digital. Esta ferramenta vai encontrar um local mais perto de você. Outra vantagem é que esta ferramenta também oferece ofertas.
Assim, na data agendada, você se apresenta presencialmente (no local informado pela empresa) ou virtualmente (no link enviado por e-mail pela empresa). O processo de validação é um processo gratuito, pois você já pagou por ele no passo anterior (passo 1: compra). Se a validação for presencial, seus custos adicionais serão provavelmente o deslocamento/locomoção até o local da validação. Se for feita por videoconferência, não haverá custos adicionais, pois você usará o que já tem (computador/notebook com câmera e microfone, conexão de internet e um celular para a coleta biométrica).
Sobre a duração da validação, saiba que estando na data, hora e local agendados, o processo prático de validação da documentação é relativamente curto, na nossa experiência levou por volta de 30 minutos com um certificado do tipo A1 (versão em arquivo).
No final desta etapa a emissão será autorizada ou será negada se houver algum problema, por exemplo, se a documentação não foi validada, se foi constatado algum indício de fraude, etc.

Vou emitir um certificado do tipo A1 (versão em arquivo), posso fazer a validação por videoconferência?

Agora vamos falar sobre uma questão que envolve a validação via videoconferência em relação ao tipo de certificado que você escolheu fazer.
Para o seu caso em que será um arquivo (extensão .pfx), veja que é uma grande vantagem optar pela a validação via videoconferência, pois assim é possível você validar e emitir o seu certificado digital sem necessidade de comparecer a empresa certificadora.

Passo 3: Emissão

Com a documentação validada com sucesso, a etapa seguinte é a emissão do certificado NF-e em arquivo(A1).
Para entender o processo de emissão, é importante que você saiba que dependendo do produto que você comprou, você terá que emitir ou a empresa fará isso pra você.

O que significa emitir um certificado?

Primeiramente é importante que você entenda o que significa o termo “emitir um certificado”. O processo de emissão tem a função de gerar uma identidade digital para você, no seu caso será criado um de pessoa jurídica, pois é o modelo que você comprou. Assim, como você comprou uma nova certificação, é nesta etapa que você vai recebê-la.
A emissão do certificado acontece uma vez por pedido validado. Posteriormente caso decida comprar outro ou este chegue na data de validade e expire pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos, e portanto uma nova emissão é necessária.
Ao final de todo o processo você terá um arquivo com extensão .pfx, neste arquivo está armazenado o seu certificado digital.

Quem vai emitir o certificado? Você ou a empresa certificadora?

Para o NF-e A1 (versão em arquivo) saiba que quem deve emitir é você.
Para entender o responsável pela emissão, é importante entender uma regra de segurança na certificação digital: “apenas o dono deve ter posse do seu certificado”. Como este produto é uma “identidade digital” de uma pessoa jurídica, apenas este deve ter acesso ao seu certificado, a empresa certificadora não pode ter acesso e nem cópias de certificados digitais. Sendo assim, saber quem deve emitir vai depender de qual tipo foi comprado.
Para o tipo A1 (versão em arquivo), a emissão deverá ser feita por você no seu computador, seguindo as instruções dadas pela empresa certificadora. Desta forma estamos seguindo a regra: você é o responsável por emitir e apenas você terá acesso ao arquivo contendo o certificado (tipo A1). Vamos imaginar que a empresa certificadora emita um tipo A1 pra você, neste caso estamos quebrando a regra de segurança, pois pare e pense: perceba que durante o processo ela vai ter acesso ao seu arquivo e pode correr o risco dela ficar com uma cópia do arquivo sem você saber. Bem, em nossa experiência no ramo da certificação digital é assim que funciona geralmente, caso exista exceções a regra, tire todas as suas dúvidas sobre esta regra de segurança para não ficar com suspeitas no futuro.
Portanto para o tipo A1 (independente do modelo comprado), é necessário saber que:

• É importante atenção na hora de emitir o seu.
• Sempre siga o passo-a-passo, toda empresa é obrigada a ter ajudar no processo de emitir, instalar e usar.
• Faça o backup do certificado A1 assim que emitir ele.

Dica: Toda hora surge uma nova dúvida sobre certificação digital, não é? Pensando nisso estamos sempre criando novos conteúdos em nosso blog com a função de auxiliar nossos leitores. Para procurar uma resposta basta clicar na lupa no canto superior direito do site e escrever sua dúvida.
Portanto, resumindo:
Se você comprou um do tipo A1, devido as regras de segurança saiba que você é que devem emitir no seu computador.
Sendo assim, este passo (emissão) é para aqueles que ainda vão emitir seu certificado.

Quais são as instruções para emissão?

Então agora você está pronto pra emitir o seu no seu computador. Depois de validado a sua documentação obrigatória, você vai receber novas instruções da empresa certificadora para você fazer a emissão corretamente.
Como já dissemos, a emissão do certificado do tipo A1 deverá ser feita por você mesmo, mas caso autorize alguém de confiança a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional. Isto deve ser necessário pois o computador e a pessoa que emitirá o certificado irá lidar com as informações sensíveis do titular, ou seja, pode acabar visualizando suas informações pessoais/empresariais, conhecendo as senhas do seu pedido e do próprio certificado.
No geral, as instruções de emissão são entregues presencialmente ou são encaminhadas por e-mail pela empresa certificadora, minutos depois da validação de documentos. Saiba que cada empresa poderá ter suas próprias instruções para emitir.
A emissão de fato é um processo transparente, basta seguir as orientações da sua empresa certificadora e no final será feito a emissão e o download do certificado em algum local do seu computador. O tempo estimado de emissão do certificado pode variar de acordo com a quantidade de etapas definidas por cada empresa. Na nossa experiência este passo levou por volta de 15 minutos.
No final deste passo você terá emitido o seu certificado.
O próximo item é o passo de instalação (ou reinstalação) do arquivo “pfx” do tipo A1. Esse processo vai ser útil pra você que, por exemplo, formatou seu computador e quer reinstalar novamente ou pra você que quer instalá-lo em um segundo computador por exemplo.

Passo 4: Instalação

No passo anterior fizemos a emissão do certificado digital. Então vamos começar o quarto passo que é a instalação!
Bem, a certificação digital é uma tecnologia de identidade eletrônica utilizada nos meios digitais, como um computador, por exemplo. Instalar um no seu computador vai permitir reconhecer suas ações nos meios digitais, como por exemplo, na hora de fazer login em algum sistema, na hora de assinar algum documento digital, dentre outros.
Quando seu certificado é emitido, nele consta internamente a data de emissão e expiração. Assim depois que você emite o seu, o “tempo” inicia. O seu tempo de uso está relacionado diretamente a validade do produto que você adquiriu (as opções mais comuns de validade são 12 meses, 24 meses e 36 meses). Até a data de expiração, a instalação e uso pode ser feita a qualquer momento.

Quais são as instruções para a instalação?

A instalação do certificado deverá ser feita por você mesmo. Porém se você autorizar outra pessoa a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve ser de confiança, porque o computador e a pessoa que fará a instalação pode ter acesso as suas informações de pessoa jurídica, conhecendo as senhas do certificado, dentre outros.
É importante que você entenda uma coisa em relação a instalação: não vai existir um único jeito para instalar o NF-e em arquivo(A1). Cada empresa tem sua cadeia de certificação, tem seus tutoriais, tem sua forma de emitir o certificado, enfim, cada uma tem os seus meios pra instalar o certificado.
Normalmente a empresa certificadora vai lhe orientar quanto a instalação. No geral você recebe um tutorial encaminhado pela empresa com as instruções. As formas de orientar podem ser as mais diversas, pode ser através de um manual em pdf, artigos, central de suporte ou vídeos. Saiba também que a empresa é obrigada a te fornecer um suporte em todas as etapas: compra, validação, emissão, instalação, uso e “ajuste fino”. Se você está com problemas, entre em contato com a empresa certificadora para tirar suas dúvidas e garantir que está tudo funcionando.
A instalação deve ser realizada em um computador/notebook convencional. No geral, o sistema Windows (da empresa Microsoft) é o indicado para usar por ser mais popular. Caso queira instalar o certificado em um computador com Linux (sistema operacional livre) ou macOS (da empresa Apple), entre em contato com a empresa para verificar a possibilidade e prestar o suporte necessário.

Detalhes de instalação para um certificado NF-e A1 (arquivo)

Atualmente, as empresas certificadoras tem trabalhado para produzir “assistentes de instalação”, aqueles que você aperta “continuar”, “continuar” e “finalizar”. O objetivo é facilitar a instalação e fazer com que você precise instalar apenas uma coisa para o seu certificado funcionar.
Se você tem interesse de saber o que é feito no sue computador durante a instalação do certificado, vamos listar aqui os passos de instalação avulsa do certificado NF-e A1 (arquivo):

1. Instalar as “Cadeias de Certificados”. Estes são os certificados da empresa para que o seu certificado seja reconhecido como válido no Windows.
2. Instalar o arquivo .pfx no “Repositório de Certificados do Windows”. Veja este vídeo de instalação do certificado.
3. Verificar se a data e hora do sistema operacional estão corretas.
4. Pode ser necessário instalar alguns plugins adicionais que alguns aplicativos usam, como: CAPICOM, JAVA e o Microsoft .NET Framework.
5. Verificar se a versão do seu computador Windows é compatível.

Por fim acesse o site da empresa e procure o testador online para que você possa ver se está instalado corretamente.
Enfim, nós instalamos o certificado, testamos e agora está tudo configurado. No final desta etapa ele estará pronto para o uso.

Passo 5: Uso

Chegamos ao último passo: é necessário usar o certificado NF-e em arquivo(A1) numa aplicação real, para assim comprovar sua verdadeira utilidade que é a identificação digital.

Utilização do certificado digital

Depois de instalado e testado, você pode utilizar sua “identidade digital” a hora que quiser, até a data do seu vencimento, sem pagar nada mais por isso. Porém, uma situação em que pode gerar mais custos é no caso de você querer adquirir algum software pago e que utiliza o certificado como, por exemplo, um emissor pago para emitir NFS-e, um sistema pago para assinar arquivos PDFs, etc. Mas veja que, neste caso, o custo adicional não é por conta do certificado, mas sim porque você adquiriu uma versão paga de algum sistema.
A utilização deste produto será possível no computador aonde você o instalou (passo 4: instalação). Como você comprou um do tipo arquivo(A1), quando algum aplicativo solicitar uma certificação digital, todos os que foram instalados serão exibidos, assim, basta você selecionar o seu.
Basicamente, a utilização do certificado deverá ser feita por você mesmo como titular. Porém, caso delegue alguém para realizar este processo (por exemplo, um funcionário ou o responsável pela emissão de notas fiscais), saiba que esta pessoa deve ser de confiança, já que a pessoa que fará a utilização vai ter acesso as suas informações e também saber as senhas do certificado. Visto que a assinatura de um documento com um certificado digital tem validade jurídica, a pessoa que o manusear também pode assinar documentos importantes com sua assinatura.

Problemas na hora de utilizar

No geral, a Autoridade Certificadora precisa instalar o seu certificado em algum lugar para te mostrar que ele está instalado e funcionando. Em geral ele é instalado no seu browser de internet. Isto acontece pois, em geral, as aplicações que usam certificação digital funcionam no navegador de internet.
Assim, em caso de problemas, se a Autoridade Certificadora mostrar que o seu produto está funcionando, não há mais nada que ela poderá fazer por você. Se você quer utilizar o certificado em algum outro lugar que não seja no browser de internet (em algum sistema diferente), mas ele não quer funcionar, então chegamos num impasse: o certificado digital está funcionando, mas não no local aonde você quer.
Se ele funciona em um único local, significa que está instalado corretamente (senão ele não funcionaria em nenhum lugar). Então, neste caso é necessário que você entre em contato com o suporte do sistema que você deseja usar o certificado para explicar a sua situação. Eles vão te fornecer novas instruções e fazer alguns “ajustes finos” seu computador para que o certificado funcione naquele sistema.

O “Ajuste Fino”

Hoje temos muitos tipos de sistemas que oferecem login com certificação digital, inclusive alguns que rodam fora do navegador de internet. Isto acontece porque qualquer empresa pode desenvolver seus aplicativos e colocar a possibilidade de usar um certificado neles.
Sendo assim, a empresa não vai poder te auxiliar em todas as situações. Caso você queira utilizá-lo em outros aplicativos, será necessário procurar o suporte específico do sistema que deseja utilizar. Isto é necessário pois quem realmente criou o aplicativo entende as particularidades do seu funcionamento. Neste caso, estas particularidades podem ser “configurações adicionais” que nós aqui da Compare Certificado Digital chamamos de “ajuste fino”. Um bom exemplo para explicar disso é como se tivéssemos que ajustar um único parafuso para uma máquina gigante voltar a funcionar de vez.
Dependendo do que você precisa, você deve procurar uma empresa diferente para resolver o seu problema. Isso é importante para evitar o “jogo de empurra-empurra”, onde um suporte diz que o problema é do outro suporte. Portanto saiba que o “ajuste fino” não deve ser feito pela empresa, quem deve te auxiliar é o suporte responsável por aquele sistema.
Fechamos o ciclo, no final desta etapa você já estará utilizando a sua “carteira de identificação virtual”. Agora é possível utilizá-lo em qualquer sistema que aceite certificação digital, e também assinar digitalmente qualquer declaração com validade jurídica.
Dica: É importante que você não esqueça a data de expiração do certificado digital. Então para ajudar você, nós criamos o Alerta de Expiração, um serviço que vai avisar você GRATUITAMENTE quando o seu certificado digital estiver prestes a expirar.
Recapitulando:

• No passo 1 foi feito a solicitação de compra do certificado.
• Após isso, fizemos o passo 2: Validamos nossa documentação obrigatória.
• O passo 3 foi sobre a emissão do certificado no computador. No seu caso, NF-e em arquivo(A1), a emissão foi feita por você.
• No passo 4 falamos sobre a instalação e reinstalação.
• Por fim chegamos ao passo 5: O uso do certificado numa aplicação real, falamos sobre o “ajuste fino” e o que você precisa fazer.

Enfim pessoal, se você chegou até aqui, meus parabéns, o certificado digital foi comprado, validado, emitido, instalado, e finalmente utilizado em uma aplicação real com sucesso.
Agora compartilhe com alguém que vai comprar um produto deste e precisa saber destas informações.