Muitos usuários do nosso site nos procuraram querendo saber mais sobre a validação online de certificado digital através da videoconferência. Foi justamente isto que me motivou a escrever esse post. Vocês, queridos leitores assíduos e usuários, espero que gostem do conteúdo.
Para começar, imagine as seguintes situações:
- Você sempre compra tudo online e agora ficou sabendo que tem que comparecer presencialmente para emitir seu certificado digital…
- Seu contador avisa de última hora que precisa do seu certificado e você não encontra ele…
- Você está em outro país e descobre que vai precisar urgente de um certificado emitido aqui no Brasil…
- Você está viajando de férias e seus funcionários excluem sem querer seu certificado digital que emite as notas fiscais…
- Você precisa usar seu certificado até amanhã mas descobre que ele expirou…
Como você percebeu, as situações acima exigem uma solução rápida e, portanto, o ideal é serem resolvidas a distância. O que fazer agora? Não posso sair do lugar onde estou para fazer a validação presencial que a certificação digital exige.
Acompanhe atentamente este artigo e tire todas as suas dúvidas. Vamos nessa?
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O processo para comprar um certificado digital
Os tempos mudaram, as compras pela internet estão aumentando cada vez mais e se tornando rotina na vida das pessoas. Praticamente tudo pode ser comprado pela internet.
Em relação a comprar um certificado digital, o processo é diferente, são necessários muitos passos até você estar em posse dele. Listamos abaixo as etapas que você precisa seguir. Lembro que estas etapas são regras comuns a todas as empresas que trabalham com este tipo de produto:
- Saber o certificado digital mais adequado para você
- Buscar uma empresa (Autoridade de Registro) para comprar o certificado
- Fazer o cadastro inicial e efetuar o pagamento
- Reunir os documentos necessários para validação
- Agendar um dia e horário para validar seus documentos na empresa
- Se apresentar fisicamente no dia e horário marcado para validar seus documentos
- Emitir o seu certificado digital
- Instalar o certificado em seu computador ou smartphone
- Por fim, utilizar o certificado para realizar assinaturas digitais
Agora vamos focar na parte que importa neste artigo, que é na “etapa 6” onde você precisa se apresentar a empresa para validar sua documentação e provar que você é você mesmo.
Como funciona a etapa de validação dos documentos
Como dissemos, nesta etapa você precisa provar que é você mesmo, para isso é necessário se apresentar ao agente de registro (funcionário) da empresa com seus documentos. Esta etapa é importante para garantir que não há outra pessoa tentando se passar por você.
Até pouco tempo atrás era necessário comparecer fisicamente para validação de documentos. As três opções até então são:
- Atendimento presencial: Você vai ao posto de atendimento da empresa no horário agendado
- Atendimento no exterior: Você vai ao posto de atendimento da empresa no exterior no horário agendado. Esta opção é a mais complexa para algumas pessoas que residem fora do Brasil, pois não são todos os países que possuem postos de atendimento, e caso tenha, são poucas as unidades espalhadas pelo pais
- Atendimento em domicílio: A empresa envia um funcionário em um local de sua preferência. Este serviço adicional é pago e, portanto, trará mais custos para você
Percebe como esta etapa de validação presencial é um dos principais obstáculos que impede a pessoa de ter o seu certificado de forma rápida? Logo, evoluir na forma de atender os titulares era preciso.
ITI inicia a coleta biométrica
Antes de falar do processo de videoconferência, é importante falar sobre um processo anterior a este e que permitiu isso: a coleta biométrica. Em 2016, o ITI (órgão que controla a certificação digital no pais), deu um passo importante: ao comparecer fisicamente para validação de documentos, o titular do certificado tinha sua biometria coletada e cadastrada junto ao dossiê eletrônico.
Dados biométricos são qualquer informação relacionada as características físicas e únicas das pessoas que são transformados em dados. Os exemplos mais comuns de biometria são os traços do rosto, as digitais dos dedos e a iris do olhos. O objetivo disto é para que fosse possível identificar as pessoas posteriormente, através de reconhecimento facial ou impressão digital, por exemplo.
Assim, durante a sua validação presencial é feita a coleta biométrica onde são colhidas uma fotografia frontal da face e as impressões digitais do titular. Este processo serviu para garantir ainda mais segurança para os titulares de certificados porque vai evitar fraudes de vários tipos como, por exemplo, de pessoas que tentam passar por outra, de falsidade ideológica, de documentação falsificada, etc.
Validação de documentos por videoconferência
Com a biometria dos titulares de certificados já cadastradas e validadas no sistema do ITI, agora era possível disponibilizar o processo de validação de documentos a distância para quem já tem sua biometria cadastrada, bastando a pessoa se identificar virtualmente utilizando seus dados biométricos e um sistema para fazer o batimento biométrico, ou seja, uma tecnologia para reconhecer as pessoas por meio da sua biometria.
Sendo assim, a forma que o ITI escolheu para a validação de documentos online foi através da videoconferência. Esta nova opção de atendimento nada mais é que uma chamada de vídeo de duas ou mais pessoas que se conectam por um aplicativo e conversam pelo vídeo em tempo real.
Assim, a alternativa de validar seus documentos por videoconferência foi autorizada pelo ITI apartir de Março de 2021. Desde então, a validação por meio da videoconferência tornou a experiência do titular do certificado digital mais prática, segura e rápida. Além disso, esta nova modalidade tem sido uma grande aliada neste período isolamento provocado pela pandemia. Os titulares tem a comodidade de fazer o certificado digital em casa, basta agendar uma data e horário para fazer a validação online com a empresa escolhida. Quem também aprovou esta novidade são as pessoas que moram no exterior e precisam de um certificado ICP-Brasil.
De acordo com nossas pesquisas, muitas empresas já estão aptas a lhe atender desta forma, outras ainda não. Portanto, é necessário conferir se a empresa que você escolheu tem opção de validação através da videoconferência.
A validação online traz vantagens não apenas para o titular do certificado, mas também para a empresa (Autoridade de Registro), que através da biometria do titular é possível agilizar a conferência dos documentos, a validação de identidades e o processo de emissão ou renovação.
Quem pode fazer a validação via videoconferência?
A principal dúvida que surge é se qualquer pessoa pode fazer um certificado digital pela internet através da videoconferência. Saiba que o principal fator que permite você fazer a validação online é o fato de ter seus dados biométricos cadastrados.
Portanto, ao comprar um certificado digital hoje, a opção pela validação via videoconferência é possível apenas para quem já tiver seus dados biométricos (rosto e digitais) cadastrados em qualquer empresa que vende certificados digitais. Conforme dissemos acima, esta coleta biométrica começou em 2016, então se você já teve um certificado digital apartir de 2016, com certeza sua biometria já foi colhida em algum momento. Esta é a primeira opção.
A segunda opção que permite a validação do certificado ser feita por videoconferência é se você possuir uma CNH (Carteira Nacional de Habilitação). Se você não se lembra, quando você foi fazer ou renovar sua CNH, eles colheram seus dados biométricos como a foto do seu rosto e as suas impressões digitais. Então, o ITI fez uma parceria com o Departamento Nacional de Trânsito (Denatran) para usar o seu banco de dados biométricos para autenticar as pessoas que tem CNH e que querem adquirir um certificado digital.
Assim, com estas duas opções disponíveis (quem já teve um certificado digital e cadastrou sua biometria ou quem possui uma CNH), a validação por videoconferência se ampliou mais ainda, pois a possibilidade de fazer o certificado digital online ficou mais acessível as pessoas.
Como saber se eu posso fazer a validação online por videoconferência?
Você não tem CNH e não se lembra quando fez seu último certificado digital? Vamos te dar algumas dicas do que fazer nestes casos.
A primeira dica para saber se você já teve algum certificado digital e quando foi é acessar o site oficial Meu Certificado. Este site foi desenvolvido pelo próprio ITI para facilitar a consulta dos certificados digitais ICP-Brasil emitidos. Nele é possível ver uma lista de todos os certificados que você já teve.
A segunda dica é encontrar a empresa desejada (que tenha opção de validação por videoconferência), e iniciar um pedido de compra de um certificado digital normalmente. Durante o processo de cadastro, a empresa pode te informar as formas de validação disponíveis, pode te perguntar se você tem CNH ou então pode pedir seu CPF para consultar se você já possui biometria cadastrada. Desta forma, durante o processo de compra você será avisado se pode fazer online ou não.
Em caso negativo, os sistemas da empresas podem retornar mensagens como:
- “CPF não disponível para videoconferência”
- “Este CPF não possui os dados biométricos cadastrados em emissão anterior para seguirmos com a emissão por videoconferência.”
- “CPF não encontrado na base biométrica.”
Se isso acontecer, significa que você não pode ser atendido por videoconferência e portanto, deve agendar uma data e se dirigir presencialmente (atendimento presencial, em domicílio ou no exterior) para validação dos seus documentos.
Como funciona a validação de documentos online através da videoconferência
Este processo é onde ocorre a verificação dos documentos apresentados do titular do certificado digital, por meio de vídeo chamada. Para realizar a validação via videoconferência é necessário:
- Possuir uma conexão de internet rápida e estável.
- Ter um ambiente silencioso e com boa iluminação para que a vídeo chamada tenha uma melhor qualidade de áudio e vídeo.
- Possuir dispositivos (computador e celular) com câmera e microfone de boa qualidade.
Passo-a-passo da validação online por videoconferência
Você se lembra do passo 6 (Se apresentar fisicamente no dia e horário marcados para validar seu documentos) que mostramos lá no início do artigo? A validação dos documentos através da videoconferência e feita de maneira um pouco diferente que você faria presencialmente. Fizemos uma abaixo do passo-a-passo (estes passos podem ser diferentes de empresa pra empresa) de como funciona uma validação online, o passo 6:
- Inicie o processo de compra normalmente: escolha a empresa que fará seu certificado, confirme se ela pode te atender via videoconferência, faça o cadastro inicial, realize o pagamento e agenda o dia e horário para a videoconferência
- No dia da validação: prepare seu computador, o seu celular, separe os documentos anexados durante o cadastro inicial, confira se o acesso a internet está estável, se a câmera/webcam está ligada e se o microfone estão funcionando corretamente.
- Alguns minutos de antes do horário agendado você vai receber um link da empresa de certificação digital no seu e-mail
- Acesse o link recebido para iniciar a videoconferência com um agente de registro (funcionário) da empresa
- Um agente de registro vai te atender e iniciar o processo de validação. Ele vai te passar algumas informações iniciais como, por exemplo, de que a videochamada é gravada para ficar arquivada no seu dossiê eletrônico
- Inicialmente ele vai te encaminhar e-mail com um código de verificação para comprovar que você está ali mesmo ao vivo
- Pegue o código de verificação no seu e-mail e confirme para o agente de registro
- Agora posicione seu documento de identificação na câmera para que o agente veja
- O próximo passo é confirmar seus dados como, por exemplo, seu nome completo, seu CPF e data de nascimento
- Agora o agente vai iniciar a coleta dos dados biométricos. Este processo varia de empresa pra empresa, mas no geral ele pode pedir para você se posicionar no centro da câmera tirar uma foto sua ou instruir você a instalar um aplicativo no seu smartphone para coletar os dados biométricos. A biometria colhida neste momento será comparada com a sua biometria já cadastrada para comprovar se é você mesmo
- Se estiver tudo certo, o agente vai solicitar que você cadastre uma senha para o seu certificado digital
- O agente vai te passar todas as informações sobre a emissão e esclarecer todas as suas dúvidas
- Por fim, você vai receber um email com a confirmação da sua validação online e as instruções para emissão e instalação
- E pronto! Agora é só emitir e instalar o certificado digital conforme orientações do agente de registro
Dúvida: Quero emitir um certificado em um token ou cartão A3, como fazer?
Geralmente a emissão via videoconferência é válida apenas para os certificados do tipo A1, aquele certificado digital em formato de arquivo. Caso você queira um do tipo A3 (token ou cartão), é precisar alinhar com a empresa que você escolheu como proceder. Conforme nossas pesquisas, vimos que neste caso, as opções adotadas pelas empresas de certificação hoje são as mais variadas:
- Existem empresas menos flexíveis, que dizem que as emissões do tipo A3 só podem ser realizadas presencialmente. Creio que esta decisão se deve ao fato de ser mais prático para a empresa emitir seu certificado durante a validação presencial e já te entregar o token ou cartão pronto, bastando você instalar apenas.
- Existem empresas mais flexíveis, que enviam pra você um token ou um cartão pelo correios ou via motoboy para que você emita o seu certificado digital.
- Se você já teve um certificado A3, talvez seja possível utilizar o mesmo token ou cartão. Portanto você deve verificar com a empresa se você pode reutilizar o token ou cartão que você já possui
Chegamos ao final do artigo, esperamos que agora você não tenha mais dúvidas. A videoconferência chegou para ficar e será uma importante aliada para popularizar e tornar mais prática a certificação digital.
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