Depois de algumas dúvidas dos nossos usuários, vamos conversar sobre o processo de como fazer um certificado NF-e em kit leitora(A3) do início ao fim passo-a-passo.
Esta ideia surgiu depois de criar a série de vídeos com os cinco passos para comprar o seu certificado. Depois pensamos que seria legal aplicar estes 5 passos na compra dos certificados mais comercializados. Este artigo vai ser útil pois há algumas considerações entre comprar um certificado do modelo e-CPF ou e-CNPJ, por exemplo.
Então pensamos em aplicar os 5 passos para fazer um NF-e em kit leitora(A3) de verdade.
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Então vamos lá, a proposta aqui será aplicar todos os 5 passos para fazer um certificado digital NF-e em kit leitora(A3) passo-a-passo:
- Compra do NF-e na empresa
- Validação da documentação obrigatória, neste caso para pessoa jurídica
- Emissão do certificado
- Instalação no sistema Windows
- Utilização e “ajuste fino” para o correto funcionamento
Mas antes de partir de fato para os cinco passos da compra, vamos alinhar alguns termos importantes. Então vamos lá!
O que é o modelo “NF-e”?
O NF-e é um modelo de certificado de pessoa jurídica que pode ser usado para assinar notas fiscais eletrônicas, garantindo a segurança contra qualquer tipo de golpe. Este certificado não está associado ao responsável legal pela empresa, limitando-se apenas à emissão de notas fiscais eletrônicas.
O que é o tipo “A3 (kit leitora)”?
Os certificados A3 vêm como um aparelho físico, tanto no formato de um cartão (que depende de uma leitora) ou de um token (tem formato de pendrive).
Se você comprar um certificado nesta modalidade, o certificado A3 vem emitido fisicamente em um cartão. Nesta opção de compra, além de você receber o cartão com chip, você vai receber com uma leitora para ler este cartão.
Agora o primeiro passo é fazer a solicitação de compra do NF-e A3 (kit leitora) no site da Autoridade Certificadora (empresa).
Passo 1: Compra
Neste passo você vai fazer um novo pedido. É importante lembrar que um certificado padrão ICP-Brasil é um produto que precisa ser comprado e existem várias empresas autorizadas pelo ITI que emitem um produto deste. Cada empresa certificadora é livre para adotar o preço que quiser, e como não é tabelado, é importante que você faça uma análise e procure maneiras para obter um desconto na compra.
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Você deve solicitar o certificado de compra você mesmo. Entretanto, no caso de autorizar outra pessoa a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve ser de confiança. Isto é necessário porque o computador e a pessoa que fará a solicitação de compra irá lidar com as informações pessoais do titular, porque será necessário informar seus dados de pessoa jurídica.
A solicitação de um novo certificado é feita pelo próprio site da empresa certificadora. Ao iniciar a compra do seu certificado digital, você vai precisar escolher as 3 características que o seu vai ter. Neste caso, escolha da seguinte forma:
- Modelo: escolha o modelo NF-e
- Validade: escolha o que melhor te atende
- Tipo: selecione o tipo kit leitora(A3)
No final deste passo você vai ter um pedido, agora é necessário realizar o pagamento, reunir a documentação obrigatória exigida e se preparar para a validação da documentação.
Passo 2: Validação
A validação de documentos serve para identificar você, para depois autorizar a emissão do certificado. Também é uma medida de segurança para evitar que uma pessoa falsa emita um certificado em nome de outra.
A seguir, você aprenderá como funciona o processo de validação. É neste passo que você juntará a documentação exigida, agenda para fazer um certificado digital e, na data marcada, levará os documentos para a empresa. Saiba que os documentos para validação variam de acordo com o modelo de certificado que deseja adquirir. No caso do NF-e A3 (versão em kit leitora), segue a documentação abaixo:
- Procuração Pública (caso tenha alguma)
- Cartão CNPJ impresso um dia antes da validação
- Documento de constituição da empresa, com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital (contrato social/última alteração consolidada, certidão simplificada, Ata/Estatuto)
- Documentos de eleição da diretoria vigente (caso tenha alguma)
- Alterações contratuais (caso tenha alguma). As alterações devem ser devidamente registradas nos órgãos competentes. Caso a última alteração seja consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição; caso contrário, será preciso apresentar todas as alterações anteriores.
Documentação do representante da empresa:
- 1 documento de identificação, pode ser RG, CNH, Carteira de trabalho, Passaporte e documentos funcionais, tais como: CRC, OAB, CREA, CRM, dentre outros (dentro do prazo de validade)
- Documento CPF (Cadastro de Pessoa Física)
A validação de documentos acontece uma vez por certificado digital comprado. Posteriormente caso decida fazer outro, pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos e portanto uma nova validação de documentos é necessária.
Para validar a documentação, será necessário agendar uma data com a empresa certificadora. A data da validação foi definida por você no passo anterior (passo 1: compra). Durante a compra do seu certificado você informa qual o melhor dia e horário para fazer a validação de documentos. Na data agendada, a validação é feita por um agente de registro da empresa, ele é responsável por pegar seus dados biométricos e a documentação, verificar e validar suas informações (físicas ou jurídicas).
Validação presencial ou remota?
O processo de validação pode ser feito de duas formas:
- virtual: na data marcada você faz uma videoconferência com a empresa certificadora. Este tipo de validação só é possível em algumas condições apenas.
- presencial: na data agendada você vai até a empresa com a documentação obrigatória exigida.
Dica: Para auxiliar as pessoas que necessitam ir a um ponto de atendimento para fazer a validação presencial, nós criamos o Mapa do Certificado Digital. Esta ferramenta vai encontrar uma empresa credenciada mais próxima de você. Outra vantagem é que esta ferramenta também oferece ofertas.
Assim, na data marcada, você se apresenta presencialmente (no local informado pela empresa) ou virtualmente (no link enviado por e-mail pela empresa). A verificação do certificado digital é um processo gratuito, pois você já pagou por ele no passo anterior (passo 1: compra). Se a validação for presencial, seus custos adicionais serão provavelmente o deslocamento/locomoção até o local da validação. Se for feita por videoconferência, não haverá custos adicionais, pois você usará o que já tem (computador/notebook com câmera e microfone, conexão de internet e um celular para a coleta biométrica).
Sobre a duração da validação, saiba que para o tipo A3 (versão em dispositivo físico como cartão ou token), pode ser que sua validação leve mais de 30 minutos, pois geralmente quando se compra um do tipo A3, eles farão a emissão dele no dispositivo externo para você, ou seja, a empresa certificadora fará o próximo passo para você (passo 3 – emissão). Explicamos esta questão de emissão no próximo capítulo.
No final desta etapa a emissão será autorizada, passando para o próximo passo, ou será negada se houver algum impedimento, por exemplo, se faltou algum documento, se houve alguma coisa errada em algum documento obrigatório, etc.
Vou fazer um certificado do tipo A3 (versão em kit leitora), posso fazer a validação via videoconferência?
Recebemos uma dúvida sobre uma questão que envolve a validação por videoconferência e o tipo de certificado que você escolheu fazer.
Para o seu caso em que o produto final será um A3 (versão em kit leitora), veja que você até pode fazer a validação de documentos de forma online, mas em algum momento você vai precisar ter algo em mãos um equipamento físico (cartão e leitor), sendo assim ou a empresa deve enviar este equipamento para você em algum momento, ou você vai ter que ir buscá-lo em algum lugar.
Sendo assim saiba como a empresa lida com a validação e emissão do tipo kit leitora(A3). Para esta questão, hoje vemos dois tipos de empresas:
- Há empresas certificadoras que criam algumas formas de resolver este impasse: elas podem enviar o cartão e leitor pelos correios ou via motoboy para que você emita o seu certificado digital.
- Há empresas que dizem que a validação e emissão do tipo A3 (versão em kit leitora) só podem ser feitas de forma presencial. Entendemos que isso se deve ao fato de ser mais prático para a empresa emitir seu certificado durante a validação presencial e já te entregar o leitor USB e cartão. Sua função fica apenas em instalar
Passo 3: Emissão
Se os documentos apresentados forem aceitos, a etapa seguinte é a emissão do certificado NF-e em kit leitora(A3).
Para entender o processo de emissão, é importante que você saiba que dependendo do produto que você comprou, você terá que emitir ou a empresa fará isso pra você.
O que significa emitir um certificado?
Primeiramente é importante que você entenda o que significa o termo “emitir um certificado”. O processo de emissão tem a função de gerar uma nova certificação para você, no seu caso será criado um de pessoa jurídica, pois é o modelo que você comprou. Assim, como você comprou uma identidade digital, é nesta etapa que você vai recebê-la.
A emissão do certificado acontece uma vez por pedido validado. Posteriormente caso decida comprar mais um ou este chegue na data de validade e expire pode ser necessário fazer os mesmos cinco passos, e portanto você precisa fazer uma nova solicitação.
Ao final de todo o processo você terá um cartão (com o mesmo formato de um cartão de crédito) onde está gravado o seu certificado digital e uma leitora USB para ler este cartão.
Quem é o responsável por emitir? Você ou a empresa?
Para o NF-e A3 (kit leitora) saiba que o responsável por fazer a emissão é a empresa certificadora.
Para entender o responsável pela emissão, é importante entender uma regra na certificação digital: “apenas o titular deve ter posse do seu certificado”. Como este produto é uma espécie de “carteira de identificação virtual” de uma pessoa jurídica, apenas este deve ter acesso ao seu certificado, a empresa certificadora não pode ter acesso e nem cópias de certificados digitais. Sendo assim, saber quem vai emitir depende de qual tipo você comprou.
Para o tipo A3 (versão em dispositivo físico como cartão ou token), o mais comum é a empresa certificadora fazer a emissão no dispositivo externo para você, uma vez que eles não terão contato com o seu certificado digital durante a emissão, ele vai ficar dentro do chip do cartão ou token somente. Vamos explicar tecnicamente como isso é possível: Durante a emissão do tipo A3 há um processo de “união” de uma informação que está internamente no chip do cartão ou token com o seu certificado emitido, logo o seu certificado emitido fica gravado apenas no dispositivo físico sem possibilidade de cópias. Novamente, caso exista exceções a regra, solicite todas as explicações para não ficar com dúvidas depois.
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Portanto, resumindo:
Caso tenha comprado um do tipo A3, normalmente a emissão já foi feita no dispositivo externo (cartão ou token) pela empresa certificadora e depois entregue a você.
Portanto, se o seu já foi emitido, o próximo passo é (passo 4 – instalação).
Passo 4: Instalação
No passo anterior não fizemos a emissão do certificado digital porque a empresa certificadora já fez este trabalho de emissão para você. Então vamos começar o quarto passo que é a instalação!
Bem, a certificação digital é uma tecnologia utilizada nos meios digitais, como um computador, por exemplo. Instalar um no seu computador vai permitir reconhecer suas ações nos meios digitais, como por exemplo, na hora de fazer login em algum sistema, na hora de assinar um contrato, etc.
Quando seu certificado é emitido, nele consta internamente a data de emissão e a data de expiração. Assim depois que você emite o seu, o “prazo” inicia. O seu tempo de uso é igual a validade que você adquiriu (as mais populares são 12 meses, 24 meses e 36 meses). Desde que o certificado esteja dentro da validade, a instalação e uso pode ser feita a qualquer momento.
Quais são as instruções para a instalação?
A instalação do certificado deverá ser feita por você mesmo. Porém se você autorizar alguém a fazer isso, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, pois esta pessoa que fará a instalação pode ter acesso as suas informações de pessoa jurídica, conhecendo as senhas do certificado, dentre outros.
É importante que você entenda uma coisa em relação a instalação: não vai existir uma forma global, um único jeito para instalar o NF-e em kit leitora(A3). Cada empresa tem seu passo-a-passo, tem seus tutoriais, tem sua forma de emitir o certificado, enfim, cada uma tem suas próprias maneiras pra instalar o certificado.
A empresa tem o obrigação de te orientar como se faz a instalação. No geral você recebe um e-mail encaminhado pela empresa com as instruções. Cada empresa tem sua forma particular de ensinar os clientes a realizar a instalação, pode ser através de um manual em pdf, artigos, central de suporte ou vídeos. Saiba também que a empresa é obrigada a te fornecer um suporte em todas as etapas: compra, validação, emissão, instalação, uso e “ajuste fino”. Se você está com problemas, entre em contato com a empresa para tirar suas dúvidas e garantir que está tudo funcionando.
A instalação pode ser feita em um computador/notebook convencional. O sistema Windows (da empresa Microsoft) é o indicado para usar por ser mais popular. Caso queira instalar o certificado em um computador com Linux (sistema operacional livre) ou macOS, entre em contato com a empresa para verificar a possibilidade.
Detalhes de instalação para um certificado NF-e A3 (versão em kit leitora)
Atualmente, as empresas certificadoras tem trabalhado para produzir “assistentes de instalação”, aqueles que você aperta “continuar”, “continuar” e “finalizar”. O objetivo é facilitar a instalação e fazer com que você precise instalar apenas uma coisa para o seu certificado funcionar.
Se você tem interesse de saber o que é feito no sue computador durante a instalação do certificado, vamos listar aqui os passos de instalação avulsa do certificado NF-e A3 (versão em kit leitora):
- Verificar se a versão do seu sistema operacional Windows é compatível.
- Verificar se a data e hora do computador estão corretas.
- Instalar o driver do cartão e leitor para que o sistema operacional reconheça este hardware.
- Instalar o “Gerenciador de Certificados”, aplicativo para “conversar” com o certificado dentro do leitor USB e cartão.
- Iniciar os processos “Serviço de Cartão Inteligente” e o “Serviço de Propagação de Certificados” para fazer com que o certificado apareça nos navegadores de internet.
- Pode ser necessário instalar alguns plugins adicionais que alguns aplicativos usam, como: CAPICOM, JAVA e o Microsoft .NET Framework.
- Instalar as “Cadeias de Certificados”, são os certificados da empresa certificadora para que o seu certificado no cartão e leitor USB seja reconhecido como válido no “Gerenciador de Certificados do Windows”.
Por fim acesse o site da empresa e procure o testador online para que você possa ver se está instalado corretamente.
Enfim, nós instalamos o certificado, testamos e agora está tudo configurado. No final deste passo ele estará pronto para o uso.
Passo 5: Uso
É hora de usar o certificado NF-e A3 (versão em kit leitora) numa aplicação real, para assim comprovar sua verdadeira utilidade que é a identificação digital.
Utilização do certificado
Depois de instalado e testado, você pode utilizar sua “identidade digital” a hora que quiser, até a data do seu expiração, sem pagar nada mais por isso. Porém, uma situação em que pode gerar mais custos é no caso de você querer adquirir algum software pago e que utiliza o certificado como, por exemplo, um emissor pago para emitir NFS-e, um sistema pago para assinar arquivos PDFs, dentre outros. Mas veja que, neste caso, este custo adicional não é por conta do certificado, mas sim porque você adquiriu uma versão paga de algum aplicativo.
A utilização deste produto será possível no computador aonde você o instalou (passo 4: instalação). Como você comprou um do tipo kit leitora(A3), é necessário conectar ele no computador na hora de utilizar, quando algum aplicativo solicitar uma certificação digital, você deverá selecionar o seu e depois digitar a senha PIN do dispositivo físico.
Basicamente, a utilização do certificado deverá ser feita por você mesmo como titular. Porém, caso delegue outra pessoa para realizar este processo (por exemplo, um funcionário ou o responsável pela emissão de notas fiscais), saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, já que o computador e a pessoa que fará a utilização vai ter acesso as suas informações. Visto que a assinatura realizada com um certificado tem validade jurídica, a pessoa que o manusear também pode assinar documentos importantes com sua assinatura.
Problemas na hora de utilizar
No geral, a empresa deve instalar o seu certificado em algum lugar para te mostrar que ele está instalado e funcionando. Neste caso, elas escolhem instalá-lo no seu navegador de internet. Isto acontece pois, em geral, as aplicações que usam certificação funcionam no navegador de internet.
Assim, em caso de problemas, se a Autoridade Certificadora mostrar que o seu produto está funcionando, não há mais nada que ela poderá fazer por você. Para utilizar o certificado em algum outro lugar que não seja no browser de internet (em algum sistema diferente), mas ele não quer funcionar, então chegamos num impasse: o certificado está funcionando, mas não no lugar aonde você quer que ele funcione.
Se ele funciona em um único local, significa que está instalado corretamente (senão ele não funcionaria em nenhum local). Então, neste caso é necessário que você entre em contato com o suporte do sistema que você deseja usar o certificado para explicar o que está acontecendo. Eles vão fazer alguns “ajustes finos” para que o certificado funcione naquele sistema.
O “Ajuste Fino”
Hoje temos muitos tipos de aplicativos que oferecem login com certificação digital, inclusive alguns que rodam fora do navegador de internet. Isto acontece porque qualquer empresa é livre para desenvolver seus sistemas e colocar a possibilidade de usar um certificado neles.
Sendo assim, a empresa não vai poder te auxiliar em todas as situações. Caso você queira utilizá-lo em outros sistemas, será necessário procurar o suporte específico do sistema que deseja utilizar. Isto é necessário pois quem realmente criou o sistema entende os detalhes do seu funcionamento. Neste caso, estas particularidades podem ser “configurações adicionais” que nós aqui da Compare Certificado Digital chamamos de “ajuste fino”. Um bom exemplo para explicar disso é como se tivéssemos que ajustar um único parafuso para uma máquina gigante voltar a funcionar de vez.
Dependendo do que você precisa, você deve procurar uma empresa diferente para resolver o seu problema. Isso é importante para evitar o “jogo de empurra-empurra”, onde um suporte diz que o problema é do outro suporte. Portanto saiba que o “ajuste fino” não deve ser feito pela Autoridade Certificadora, quem deve te auxiliar é o suporte responsável por aquele sistema.
Fechamos o ciclo, no final deste passo você já estará utilizando a sua “identidade digital”. Agora é possível assinar digitalmente qualquer declaração com validade jurídica.
Dica: Agora que está tudo funcionando corretamente, é importante que você não esqueça a data de vencimento do certificado digital. Então para ajudar você, nós criamos o Alerta de Expiração, um serviço que vai avisar você GRATUITAMENTE quando o seu certificado digital estiver prestes a expirar.
Recapitulando:
- No passo 1 foi feito a solicitação de compra do certificado.
- Após isso, fizemos o passo 2: Validamos nossa documentação obrigatória.
- O passo 3 foi sobre a emissão do certificado. No seu caso, NF-e em kit leitora(A3), a emissão foi feita pela empresa certificadora.
- No passo 4 falamos sobre a instalação e reinstalação em outro computador.
- Por fim chegamos ao passo 5: A utilização numa aplicação real, demos algumas dicas sobre o “ajuste fino” e o que você precisa fazer em caso de problemas.
Enfim pessoal, se você chegou até aqui, meus parabéns, o certificado digital foi comprado, validado, emitido, instalado, e finalmente utilizado em uma aplicação real.
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