Saiba como fazer um certificado e-CNPJ A1 (arquivo)

No texto de hoje vamos mostrar a maneira de como fazer um certificado e-CNPJ A1 (versão em arquivo) do início ao fim passo-a-passo.
A ideia surgiu depois de criarmos a série de vídeos com os cinco passos para comprar o seu certificado. Depois pensamos que seria legal aplicar estes 5 passos durante a compra de todos os certificados mais comercializados. Este texto vai ser bem esclarecedor porque há algumas questões entre comprar um certificado do tipo um A1 ou A3, por exemplo.
Então pensamos em aplicar os 5 passos para que você saiba como se faz a compra de um e-CNPJ em arquivo(A1) de verdade.
Antes de seguir este é importante assistir o curso grátis de como comprar um certificado. Você pode assistir nosso curso gratuito de duas maneiras: através da playlist no YouTube ou seguindo este artigo aqui. A vantagem de seguir este texto é que além dos vídeos, colocamos informações complementares para que você não tenha mais nenhuma dúvida.
Então vamos lá, a proposta aqui será aplicar todos os 5 passos para fazer um certificado e-CNPJ em arquivo(A1) passo-a-passo:

1. Compra do e-CNPJ na empresa
2. Validação da documentação obrigatória, neste caso para pessoa jurídica
3. Emissão do certificado
4. Instalação no computador
5. Utilização e “ajuste fino” para o correto funcionamento

Vamos começar explicando algumas questões importantes para evitar problemas futuros.

O que é o modelo “e-CNPJ”?

O modelo e-CNPJ é a versão digital do CNPJ, principal identificação de pessoa jurídica no Brasil. Ele garante a autenticidade e a integridade de transações de empresas no meio eletrônico. As corporações que têm um e-CNPJ podem, por exemplo, fazer login autenticado nos serviços da Receita Federal do Brasil e consultar as declarações e obrigações, emitir notas fiscais eletrônicas, enviar informações pelo eSocial, assinar documentos digitais como contratos e declarações, etc.
Pelas normas da Receita Federal, apenas o responsável cadastrado ao CNPJ da mesma pode emitir um certificado do modelo e-CNPJ.

O que significa o tipo “arquivo(A1)”?

O certificado do tipo do tipo A1 é um arquivo digital com validade de 12 meses que pode ser instalado em vários computadores e utilizado ao mesmo tempo.
Ele é vendido na versão para instalação no computador (desktop ou notebook). A desvantagem é que sua validade única é de 12 meses, sendo necessário a renovação ao final deste período.
Nesta opção de compra, o certificado vem em formato de arquivo de computador normal com a extensão .pfx, não necessita de token ou cartão com chip(ambos do tipo A3). A vantagem aqui é que você pode instalar em diversos lugares aonde for usar, por exemplo, no seu navegador de internet, no sistema de emissão de NF-e, etc.
Agora o primeiro passo é fazer a solicitação do e-CNPJ em arquivo(A1) no site da Autoridade Certificadora (empresa).

Passo 1: Compra

Neste passo você vai solicitar sua certificação digital. É importante lembrar que um certificado digital padrão ICP-Brasil deve ser comprado e existem várias empresas autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que emitem um produto deste. Cada empresa pratica o preço que quiser, e como não é tabelado, é importante que você faça uma análise e pesquise por ofertas para economizar.
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A solicitação de compra do certificado deverá ser feita por você mesmo. Entretanto, no caso de autorizar outra pessoa a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional. Isto é necessário porque o computador e a pessoa que fará a solicitação de compra irá lidar com as informações pessoais do titular, porque será necessário informar seus dados pessoais ou empresariais.
A solicitação de um novo certificado digital é feita acessando o site da empresa certificadora. Quando começar a compra do seu certificado digital, você vai precisar escolher as 3 características que o seu certificado vai ter. Neste caso, escolha as seguintes opções:

• Tipo: escolha o tipo arquivo(A1)
• Validade: escolha o que melhor te atende
• Modelo: escolha o modelo e-CNPJ

No final desta etapa você vai ter um pedido, agora é necessário pagar, reunir a documentação obrigatória exigida para a validação de documentos.

Passo 2: Validação

A validação de documentos serve para identificar você, para depois autorizar a emissão do certificado. Este também é um processo de segurança para evitar que um golpista emita um certificado em nome de outra pessoa.
A seguir, você aprenderá como funciona o processo de validação. É neste passo que você juntará a documentação exigida, agenda para fazer um certificado e, na data agendada, levará os documentos para a empresa. Saiba que os documentos para validação tem mais haver com o modelo de certificado que deseja adquirir. No caso do e-CNPJ em arquivo(A1), a documentação exigida é a seguinte:

• Documentos de eleição da diretoria vigente (se houver alguma)
• Cartão CNPJ impresso no máximo 3 meses da data de validade do certificado
• Alterações contratuais (se houver alguma). Observação: Alterações devem ser devidamente registradas nos órgãos competentes. Caso a última alteração seja consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição; caso contrário, será preciso apresentar todas as alterações anteriores
• Documento de constituição da empresa, com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital (contrato social/última alteração consolidada, certidão simplificada, Ata/Estatuto)

Documentação do representante legal cadastrado na Receita Federal:

• Documento de identificação (RG, CNH ou RNI)
• CPF (Cadastro de Pessoa Física)

A validação de documentos acontece uma vez por certificado digital comprado. No futuro, caso decida fazer outro, pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos e portanto uma nova validação de documentos é necessária.
A data da validação foi definida por você no passo anterior (passo 1: compra). Após a compra do certificado, você poderá escolher o melhor dia e horário para a validação. Na data marcada, a validação é feita por um agente de registro da empresa, ele é responsável por pegar seus dados biométricos e a documentação, verificar e validar suas informações (físicas ou jurídicas).

Validação presencial ou por videoconferência?

O processo de validação pode ser feito de duas formas:

• virtualmente: na data marcada você faz uma videoconferência com a empresa. Este tipo de validação só é possível em algumas condições apenas.
• presencialmente: na data marcada você vai até a empresa com a documentação obrigatória exigida.

Dica: Para você que está procurando um posto de atendimento para fazer a validação presencial, nós desenvolvemos o Mapa do Certificado Digital. Esta ferramenta vai encontrar um local mais perto de você. Outra vantagem é que esta ferramenta também possui ofertas.
Na data agendada, você comparece presencialmente (no local indicado pela empresa certificadora) ou virtualmente (no link enviado por e-mail pela empresa). Esta etapa do certificado não tem custos, visto que você já pagou por ele no passo anterior (passo 1: compra). Se a validação for presencial, você terá alguns custos adicionais, como o transporte até o local da validação. No caso da validação ser através de videoconferência, provavelmente não haverá custos adicionais visto que você vai usar tudo o que você já tem (computador/notebook com câmera e microfone, conexão de internet e um celular para a coleta biométrica).
Sobre o tempo que dura este processo de validação, saiba que estando na data, hora e local agendados, o processo prático de validação da documentação é relativamente curto, na nossa experiência levou por volta de 30 minutos com um certificado do tipo A1 (versão em arquivo).
No final deste passo a emissão será autorizada, passando para a etapa seguinte, ou será negada se houver algum impedimento, por exemplo, se faltou algum documento, se foi constatado algum indício de fraude, dentre outros.

Vou emitir um certificado do tipo A1 (versão em arquivo), posso fazer a validação via videoconferência?

Recebemos uma dúvida sobre uma questão que envolve a validação por videoconferência e o tipo de certificado que você escolheu emitir.
Para o seu caso em que o produto final será um arquivo (extensão .pfx), veja que é totalmente possível optar pela a validação via videoconferência, pois assim é possível você validar e emitir o seu certificado digital de forma totalmente online.

Passo 3: Emissão

Se os documentos apresentados forem aceitos, a etapa seguinte é a emissão do certificado e-CNPJ A1 (versão em arquivo).
Para entender o processo de emissão, é importante que você saiba que dependendo do produto que você comprou, você terá que emitir ou a empresa fará isso pra você.

O que significa emitir um certificado digital?

Primeiramente é importante saber o que significa o termo “emitir um certificado digital”. A emissão tem o objetivo de gerar uma identidade digital para você, no seu caso será criado um de pessoa jurídica, pois é o modelo que você comprou. Assim, como você comprou uma nova certificação, é neste momento que você vai recebê-la.
A emissão do certificado acontece apenas 1 vez por pedido. No futuro, caso decida adquirir outro ou este chegue na data de validade e expire pode ser necessário fazer os mesmos cinco passos, e portanto você precisa fazer uma nova solicitação.
Ao final de todo o processo você terá um arquivo com extensão .pfx, neste arquivo está armazenado o seu certificado digital.

Quem é o responsável por emitir? Você ou a empresa?

Para o e-CNPJ em arquivo(A1) saiba que quem deve fazer a emissão é você.
Para entender o responsável pela emissão, é importante entender uma regra de segurança na certificação digital: “apenas o titular deve ter posse do seu certificado digital”. Como este produto é uma espécie de “carteira de identificação virtual” de uma pessoa jurídica, apenas este deve ter acesso, a empresa não pode ter acesso e nem cópias de certificados digitais. Sendo assim, saber quem vai emitir depende de qual tipo você comprou.
Para o tipo A1 (versão em arquivo), a emissão deverá ser feita por você no seu computador, seguindo as instruções dadas pela empresa certificadora. Desta forma estamos seguindo a regra: você é o responsável por emitir e apenas você terá acesso ao arquivo contendo o certificado (tipo A1). Vamos imaginar que a empresa certificadora emita um tipo A1 pra você, neste caso estamos quebrando a regra de segurança, pois pare e pense: perceba que durante o processo ela vai ter acesso ao seu arquivo e pode correr o risco dela ficar com uma cópia do arquivo sem você saber. Bem, em nossa experiência no ramo da certificação digital é assim que funciona geralmente, caso exista exceções a regra, tire todas as suas dúvidas sobre esta regra de segurança para não ficar com suspeitas no futuro.
Portanto para o tipo A1 (independente do modelo comprado), é necessário saber que:

• É importante atenção na hora de emitir o seu.
• Faça o backup do certificado A1 assim que emitir ele.
• Sempre siga o passo-a-passo, toda empresa é obrigada a ter ajudar no processo de emitir, instalar e usar.

Dica: Toda hora surge uma nova dúvida sobre certificação digital, não é? Pensando nisso estamos sempre criando novos conteúdos em nosso blog com o objetivo de auxiliar nossos leitores. Para pesquisar basta clicar na lupa no canto superior direito do site e escrever sua dúvida.
Portanto, resumindo:
Se você comprou um do tipo A1, devido as regras de segurança saiba que você é que devem emitir no seu computador.
Sendo assim, este passo (emissão) é para aqueles que ainda vão emitir seu certificado.

Quais são as instruções para emissão?

Então agora você está pronto pra emitir o seu no seu computador. Depois de validado a sua documentação obrigatória, você vai receber novas instruções da empresa certificadora para você fazer a emissão corretamente.
Como já dissemos, a emissão do certificado do tipo A1 deverá ser feita por você mesmo, mas caso autorize alguém de confiança a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional. Isto deve ser necessário pois o computador e a pessoa que emitirá o certificado irá lidar com as informações sensíveis do titular, ou seja, pode acabar visualizando suas informações pessoais/empresariais, conhecendo as senhas do seu pedido e do próprio certificado.
No geral, as instruções de emissão são entregues presencialmente ou são encaminhadas por e-mail pela empresa certificadora, minutos depois da validação de documentos. Saiba que cada empresa poderá ter suas próprias instruções para emitir.
A emissão de fato é um processo transparente, basta seguir as orientações da sua empresa certificadora e no final será feito a emissão e o download do certificado em algum local do seu computador. O tempo estimado de emissão do certificado pode variar de acordo com a quantidade de etapas definidas por cada empresa. Na nossa experiência este passo levou por volta de 15 minutos.
No final deste passo você terá emitido o seu certificado.
O próximo item é o passo de instalação (ou reinstalação) do arquivo “pfx” do tipo A1. Esse processo vai ser útil pra você que, por exemplo, formatou seu computador e quer reinstalar novamente ou pra você que quer instalá-lo em um segundo computador por exemplo.

Passo 4: Instalação

No passo anterior fizemos a emissão do certificado digital. Então vamos começar o quarto passo que é a instalação!
Bem, a certificação digital é uma tecnologia de identidade eletrônica utilizada nos meios digitais, como um computador, por exemplo. Instalar um no seu computador vai permitir reconhecer suas ações nos meios digitais, como por exemplo, na hora de fazer a autenticação em algum sistema, na hora de assinar uma declaração, dentre outros.
Quando seu certificado é emitido, nele consta internamente a data de emissão e expiração. Assim depois que você emite o seu, o “tempo” inicia. O seu tempo de uso está relacionado diretamente a validade do produto que você adquiriu (as mais populares são 12 meses, 24 meses e 36 meses). Desde que o certificado esteja dentro da validade, a instalação pode ser feita a qualquer momento.

Quais são as instruções para a instalação?

A instalação do certificado deverá ser feita por você mesmo. Porém se você autorizar outra pessoa a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, porque esta pessoa que fará a instalação pode ter acesso as suas informações de pessoa jurídica.
Sobre a instalação: não vai existir uma forma global, um único jeito para instalar o e-CNPJ A1 (arquivo). Cada empresa tem seu passo-a-passo, tem seus tutoriais, tem sua forma de emitir o certificado, enfim, cada uma tem suas próprias maneiras pra instalar o certificado. Mas no fim vai funcionar normalmente, o que muda mesmo é a forma que cada uma instala o seu.
Normalmente a empresa certificadora vai lhe orientar quanto a instalação. No geral você recebe um tutorial encaminhado pela empresa com as instruções. As formas de orientar podem ser as mais diversas, pode ser através de um manual em pdf, artigos, central de suporte ou vídeos. Saiba também que a empresa deve prestar suporte em todas as etapas: compra, validação, emissão, instalação, uso e “ajuste fino”. Se você está com problemas, entre em contato com a empresa para tirar suas dúvidas e garantir que está tudo funcionando.
A instalação pode ser feita em um computador/notebook convencional. O sistema Windows (da empresa Microsoft) é o indicado para usar por ser mais popular. Caso queira instalar o certificado no sistema Linux (sistema operacional livre) ou macOS, é necessário entrar em contato com a empresa para verificar a possibilidade e prestar o suporte necessário.

Detalhes de instalação para um certificado e-CNPJ A1 (arquivo)

Atualmente, as empresas certificadoras desenvolveram os “assistentes de instalação”, aqueles que você aperta “continuar”, “continuar” e “finalizar”. O objetivo é facilitar a instalação e fazer com que você precise instalar apenas uma coisa para o seu certificado funcionar.
Para você que deseja saber o que acontece por debaixo dos panos durante a instalação do certificado, vamos listar aqui os passos de instalação avulsa do certificado e-CNPJ em arquivo(A1):

1. Avaliar se a data e hora do sistema operacional estão corretas.
2. Pode ser necessário instalar alguns componentes adicionais que alguns aplicativos usam, como: CAPICOM, JAVA e o Microsoft .NET Framework.
3. Instalar as “Cadeias de Certificados”. Estes são os certificados da empresa para que o seu certificado seja reconhecido como válido no computador.
4. Instalar o arquivo .pfx no “Repositório de Certificados”. Veja este vídeo de instalação do certificado.
5. Avaliar se a versão do seu computador Windows é compatível.

Por fim acesse o site da empresa e procure o testador online para que você possa ver se está instalado corretamente.
Enfim, nós instalamos o certificado, testamos e agora está tudo configurado. No final deste passo ele estará pronto para o uso.

Passo 5: Uso

É hora de usar o certificado e-CNPJ A1 (versão em arquivo) numa aplicação real, para assim comprovar sua verdadeira utilidade que é a identificação digital. A partir de agora o certificado está pronto para identificar o titular de forma digital e assim, por exemplo, permitir a autenticação em algum sistema com dados restritos (no lugar do clássico login e senha), assinar notas fiscais digitalmente, dentre outros.

Utilização do certificado digital

Depois de instalado e testado, você pode utilizar sua “identidade digital” até a data do seu expiração. Porém, uma situação em que pode gerar mais custos é no caso de você querer adquirir algum software pago e que utiliza o certificado como, por exemplo, um emissor pago para emitir NFS-e, um sistema pago para assinar arquivos PDFs, etc. Mas veja que, neste caso, este custo adicional não é por conta do certificado, mas sim porque você adquiriu uma versão paga de algum aplicativo.
A utilização deste produto será possível no computador aonde você o instalou (passo 4: instalação). Como você comprou um do tipo arquivo(A1), quando algum aplicativo solicitar uma certificação digital, todos os que foram instalados serão exibidos, assim, basta você selecionar o seu.
Normalmente, a utilização do certificado deverá ser feita por você mesmo como titular. Porém, caso delegue outra pessoa para realizar este processo (por exemplo, um contador ou o responsável pela emissão de notas fiscais), saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, já que o computador e a pessoa que fará a utilização vai ter acesso as suas informações e também saber as senhas do certificado. Visto que a assinatura realizada com um certificado tem validade jurídica, a pessoa que o manusear também pode assinar documentos importantes em seu nome.

Problemas na hora de utilizar

No geral, a empresa deve instalar o seu certificado em algum computador para te mostrar que ele está instalado e funcionando. Em geral ele é instalado no seu navegador de internet. Isto acontece pois, em geral, as aplicações que usam certificação digital rodam no navegador de internet.
Assim, em caso de problemas, se a Autoridade Certificadora mostrar pra você que o seu produto está funcionando, não há mais nada que ela poderá fazer por você. Para utilizar o certificado em algum outro local que não seja no navegador de internet (em algum sistema diferente), mas ele não quer funcionar, então chegamos num impasse: o certificado digital está funcionando, mas não no lugar aonde você quer que ele funcione.
Se o certificado não funcionar aonde você quer, não se preocupe. Se ele funciona em um único local, significa que está instalado corretamente (senão ele não funcionaria em nenhum lugar). Sendo assim você deve entrar em contato com o suporte do sistema que você deseja usar o certificado para explicar o que está acontecendo. Eles vão te fornecer novas instruções e fazer alguns “ajustes finos” seu computador para que o certificado funcione naquele sistema.

O “Ajuste Fino”

Hoje temos muitos tipos de aplicativos que oferecem login com certificação digital, inclusive alguns que rodam fora do navegador de internet. Isto acontece porque qualquer empresa pode criar seus aplicativos e colocar a possibilidade de usar um certificado neles.
Sendo assim, a Autoridade Certificadora não vai poder te ajudar dependendo do caso. Caso você queira utilizá-lo em outros locais, o jogo muda, pode ser necessário procurar o suporte específico do sistema que deseja utilizar. Isto é necessário pois quem realmente criou o aplicativo entende as particularidades do seu funcionamento. Neste caso, estas particularidades podem ser “configurações adicionais” que nós aqui da Compare Certificado Digital decidimos chamar de “ajuste fino”. Um bom exemplo para explicar disso é como se tivéssemos que apertar um pequeno parafuso para uma máquina gigante voltar a funcionar de vez.
Dependendo do que você precisa, você deve procurar uma empresa diferente para resolver o seu problema. Isso é importante para evitar o “jogo de empurra-empurra”, onde um suporte diz que o problema é do outro suporte. Saiba que o “ajuste fino” não é da responsabilidade da Autoridade Certificadora, mas sim do suporte responsável pelo serviço/sistema/aplicativo.
Fechamos o ciclo, no final desta etapa você já estará utilizando a sua “identidade digital”. Agora é possível assinar digitalmente qualquer declaração com validade jurídica.
Dica: Agora que está tudo funcionando corretamente, é importante que você não esqueça a data de vencimento do certificado digital. Então para ajudar você, nós criamos o Alerta de Expiração, um serviço que vai avisar você GRATUITAMENTE quando o seu certificado digital estiver prestes a expirar. Assim você pode se programar para a renovação e evitar mais uma dor de cabeça.
Recapitulando:

• No passo 1 foi feito a solicitação de compra do certificado.
• Fizemos o passo 2: Validamos nossa documentação obrigatória.
• O passo 3 foi sobre a emissão do certificado. No seu caso, e-CNPJ em arquivo(A1), a emissão foi feita por você.
• No passo 4 falamos sobre a instalação e reinstalação.
• Por fim chegamos ao passo 5: O uso do certificado numa aplicação real, explicamos sobre o “ajuste fino” e o que você precisa fazer em caso de problemas.

Chegamos ao fim, espero que este tenha sido útil, acredito agora que ninguém terá mais dúvidas de como fazer um.
Agora compartilhe com alguém que vai comprar um produto deste e precisa saber destas informações.