O certificado digital ICP-Brasil é uma ferramenta importante para muitas pessoas, principalmente para a realização de transações eletrônicas seguras, tais como assinatura de documentos eletrônicos, acesso a sistemas governamentais, entre outros. Já para as empresas, ele é importante para o envio de informações fiscais para Receita Federal e emissão de notas fiscais eletrônicas. Diante disso, é natural que muitas empresas busquem a ajuda de um contador para gerenciar o uso deste certificado.
Porém, a questão que muitos empresários se perguntam é: é seguro deixar ele com o contador?
Se você está realmente interessado em saber sobre isso eu recomendo que você preste bastante atenção nesse artigo.
Assuntos desta página
O que faz um contador?
O contador é um profissional especializado em gestão financeira, contábil e tributária, que presta serviços de assessoria e consultoria para empresas e pessoas físicas. O objetivo principal do contador é organizar e manter em ordem as finanças e as obrigações fiscais de seus clientes, garantindo a conformidade com a legislação e maximizando o retorno financeiro de seus investimentos.
Entre as principais atividades que um contador pode realizar, destacam-se:
- Elaboração de demonstrativos financeiros
- Controle de receitas e despesas
- Gestão de tributos
- Planejamento tributário
- Auditoria contábil
- Consultoria financeira
Porque o contador precisa do meu certificado digital?
O certificado digital é necessário para que o contador possa realizar assinatura de declarações fiscais da pessoa física ou jurídica. Saiba que hoje várias obrigações fiscais devem ser assinadas com certificação digital.
Sendo assim o contador pode precisar do seu por várias razões, dependendo do contexto e da finalidade do trabalho que está sendo realizado. Em geral, o certificado digital é utilizado para garantir a segurança e a autenticidade das informações que são trocadas eletronicamente entre contador e algum órgão governamental. Algumas possíveis razões pelas quais o contador pode precisar do seu certificado digital incluem:
- Acesso às informações fiscais: Se o contador for responsável pela elaboração da sua declaração de imposto de renda, ele precisará ter acesso às suas informações fiscais, que geralmente são disponibilizadas pela Receita Federal.
- Assinatura eletrônica de documentos: O certificado também pode ser usado para assinar eletronicamente documentos importantes, como contratos, declarações e balanços contábeis.
- Envio de informações à Receita Federal: Em algumas situações, o contador pode precisar enviar informações à Receita Federal em seu nome, utilizando ele para garantir a autenticidade e a segurança dessas informações.
- Acesso a sistemas online: Em alguns casos, o contador pode precisar acessar sistemas online em seu nome, como a plataforma do Simples Nacional, por exemplo. Nesses casos, ele pode ser utilizado para garantir a autenticidade e a segurança do acesso.
Veja algumas das obrigações que fica a cargo do seu contador realizar:
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DEFIS: Declaração de informações Socioeconômicas e Fiscais
- EFD-ICMS/IPI: Escrituração Fiscal Digital, que também faz parte do Sped
- DeSTDA: Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação
- DCTFWeb: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos
- DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributáveis Federais
- EFD-Contribuições: Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita
- eSocial: Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais
- EFD-Reinf: Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais
- ECD: Escrituração Contábil Digital
- ECF: Escrituração Contábil Fiscal
A confiança numa contabilidade
Em relação a confiar no contador, saiba que a confiança é um aspecto fundamental em qualquer relação profissional, especialmente quando se trata de uma contabilidade, que lida com informações financeiras e fiscais confidenciais.
Antes de confiar o seu certificado nas mãos de um contador, é importante que um contador atenda aos seguintes requisitos:
- Escolha um contador qualificado e experiente: certifique-se de que o contador que você escolheu tenha formação adequada e experiência comprovada na área contábil e fiscal. Pesquise referências, avalie a reputação do profissional ou da empresa em sites especializados ou entre amigos e conhecidos que já utilizaram seus serviços.
- Estabeleça um contrato claro e detalhado: um contrato bem elaborado deve conter todas as obrigações e responsabilidades do contador, assim como as suas expectativas em relação aos serviços prestados. Certifique-se de que todas as obrigações e prazos estejam claramente definidos.
- Exija transparência e confidencialidade: o contador deve manter a transparência em relação aos seus serviços e prestar contas de todas as suas atividades. Além disso, deve garantir a confidencialidade das informações financeiras e fiscais dos clientes.
- Mantenha uma comunicação clara e frequente: é importante manter uma comunicação clara e frequente com o contador, esclarecendo todas as dúvidas e informando-o sobre possíveis mudanças ou imprevistos.
- Monitore os resultados e a qualidade do trabalho: é importante monitorar os resultados e a qualidade do trabalho do contador, verificando se as informações financeiras e fiscais estão corretas e atualizadas.
Se a empresa não tem certeza sobre a autorização ou a confiabilidade do contador, é melhor mantê-lo em seu próprio controle. A empresa pode considerar outras alternativas, como contratar um especialista em segurança da informação para ajudar a gerenciar o certificado digital ICP-Brasil.
Passo-a-passo para confiar o certificado digital ao contador
Antes de seguir é importante um esclarecimento: A Compare Certificado Digital não é responsável pelo mau uso do seu certificado digital. Saiba que você é o único responsável pelo seu certificado digital e o que fará com ele. Siga as orientações por sua conta e responsabilidade.
Por padrão, um certificado digital ICP-Brasil deve ficar de posse do seu dono, porém na prática vemos que muitas das vezes ele fica mais tempo com o contador do que com o próprio dono. Então, se a empresa estiver segura quanto à autorização e à confiabilidade do contador, então é possível deixar o certificado com ele.
Em primeiro lugar, crie um termo ou contrato declarando que o seu certificado digital estará a sob posse e responsabilidade do seu contador, isso trará mais segurança a você em caso de algum uso indevido.
Em segundo lugar, é importante verificar o tipo do certificado que você possui e como este deve se passado para o contador. Vamos falar sobre cada um deles a seguir.
Certificados em arquivo (tipo A1)
O certificado do tipo A1 consiste em um arquivo digital, que não existe fisicamente. Ele deve ser instalado e armazenado em um ou mais computadores ou dispositivos móveis.
O tipo A1 possui validade única de 1 ano (a versão em arquivo é de apenas 1 ano) a partir da sua emissão. Portanto saiba que este tipo deve ser renovado anualmente.
Nesta opção, o certificado vem em formato de arquivo de computador normal com a extensão .pfx, este arquivo é protegido por uma senha criada no momento da emissão e não necessita de token USB ou cartão com chip (ambos do tipo A3). Neste caso a nossa sugestão é encaminhar o arquivo do certificado para o seu contador por e-mail, por exemplo, e a senha do arquivo ser entregue em mãos, como forma de de segurança. De posse destes dois itens, ele pode instalar seu certificado no computador dele.
Certificados em cartão, kit leitora ou token (tipo A3)
O certificado A3 é emitido e gravado em um dispositivo físico. No Brasil são adotados pelo órgão regulador dois formatos de mídia: cartão com leitora ou token USB.
Se você tem um deste tipo, a nossa sugestão é entregar este dispositivo para o seu contador em mãos, juntamente com a senha PIN (senha de uso). Sugerimos que você deixe acordado com o contador que a senha PUK (senha de desbloqueio) fique sob a sua responsabilidade, pois assim, se o contador bloquear a senha PIN do seu certificado digital, ele deve obrigatoriamente entrar em contato com você primeiro solicitando a senha PUK, desta forma você tem mais condições de avaliar como o contador está cuidando ou não do seu certificado. Com o dispositivo em mãos ele pode conectar no computador dele e usar.
Próximo passo
Para você já entendeu o uso do certificado digital pelo seu contador, aproveite as soluções da Compare Certificado Digital para ajudar você a fazer a compra da melhor maneira possível, veja abaixo:
Manual em vídeo: Compramos um certificado do início ao fim (5 passos)
Para que você saiba de todo o processo, fizemos a compra de um certificado ICP-Brasil do início ao fim e mostramos todos os detalhes deste processo em vídeo. Veja os 5 passos que fizemos: compra, validação, emissão, instalação e uso numa aplicação real. Não perca mais tempo, assista a nossa série de vídeos GRATUITAMENTE e depois basta seguir os mesmos passos para adquirir o seu.
Buscador de ofertas
O Buscador de ofertas foi desenvolvido para agregar as ofertas dos nossos parceiros para você. Ele é uma ferramenta útil para obter vantagens antes de adquirir seu certificado, porque além de encontrar ofertas, você compra mais barato.
Mapa do Certificado Digital
O Mapa do Certificado Digital é uma ferramenta desenvolvida para auxiliar as pessoas a encontrar uma empresa certificadora credenciada mais próxima do seu endereço. Este mapa é de grande utilidade para as pessoas que não estão aptas a fazer a validação online do certificado, via videoconferência, e por isso necessitam se dirigir a um posto de atendimento para emissão do seu certificado.
O certificado digital é uma ferramenta importante para garantir a segurança e a autenticidade das informações enviadas pela internet. Por isso, é importante mantê-lo atualizado e utilizá-lo com cuidado, seguindo as orientações do seu contador e das autoridades fiscais.
Deixar o certificado digital ICP-Brasil com o contador pode ser seguro desde que sejam verificadas a autorização e a confiabilidade deste profissional. Se houver dúvidas, é melhor mantê-lo em seu próprio controle ou procurar ajuda de especialistas em segurança da informação. Lembre-se que a confiança é uma via de mão dupla e deve ser conquistada ao longo do tempo. Se você tiver dúvidas em relação ao trabalho do seu contador, converse com ele abertamente e tente encontrar uma solução em conjunto. Em casos extremos, se a confiança não puder ser restabelecida, é possível buscar outro profissional que atenda às suas necessidades.
Esperamos que tenha encontrado o que estava procurando! Até breve e muito sucesso.