Como fazer um certificado digital NF-e A3 (cartão)

Depois de algumas dúvidas dos nossos leitores, vamos detalhar a forma de como fazer um certificado NF-e A3 (versão em cartão) passo-a-passo.
Esta ideia surgiu depois de criar a série de vídeos com os cinco passos para comprar o seu certificado. Depois tivemos a ideia de aplicar estes cinco passos na compra dos certificados mais populares. Este texto vai ser útil porque há algumas considerações entre comprar um certificado do tipo um A1 ou A3, por exemplo.
Sendo assim aplicamos os 5 passos para fazer um NF-e A3 (cartão) de verdade.
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Então vamos lá, a proposta aqui será aplicar todos os cinco passos para fazer um certificado digital NF-e em cartão(A3):

1. Compra do NF-e na empresa certificadora
2. Validação da documentação obrigatória (pessoa jurídica)
3. Emissão do certificado digital
4. Instalação no computador
5. Utilização e “ajuste fino” para o correto funcionamento

Mas antes de partir de fato para os cinco passos da compra, vamos alinhar alguns termos importantes para evitar problemas futuros.

O que significa o modelo “NF-e”?

O NF-e é um modelo de certificado usado para assinar notas fiscais eletrônicas, oferecendo segurança contra golpes e cumprindo todas as exigências dos órgãos fiscalizadores. Este certificado tem algumas restrições, pois é um certificado de pessoa jurídica, mas que pode ser emitido usando os dados de um funcionário ou outro sócio minoritário da empresa – não necessariamente o representante legal. Como este certificado não está associado ao responsável legal pela empresa, ele só pode ser usado para a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

O que significa o tipo “cartão(A3)”?

Ao contrário do tipo A1, o certificado A3 é vendido como um aparelho físico, um token ou cartão, e não somente como um arquivo “.pfx”.
Saiba que adquirindo um produto destes, o certificado A3 vem gravado fisicamente em um cartão inteligente com chip. Para esta opção, saiba que você (ou quem for usar seu certificado) já deve ter uma leitora instalada no computador para ler este cartão inteligente . Em geral, quem gosta desta opção são os contadores, uma vez que eles já tem a leitora USB deles e solicitam apenas que as pessoas comprem o cartão.
Agora o primeiro passo é fazer a solicitação do NF-e A3 (versão em cartão) no site da Autoridade Certificadora (empresa certificadora).

Passo 1: Compra

Nesta etapa você vai solicitar sua certificação digital. É importante lembrar que um certificado padrão ICP-Brasil deve ser comprado e existem várias empresas autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que emitem um produto deste. Cada empresa pratica o preço que quiser, e como não é tabelado, é importante que você faça uma análise e procure maneiras para obter um desconto na compra.
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Você deve solicitar o certificado de compra você mesmo. Entretanto, no caso de autorizar alguém a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional. Isto é necessário porque a pessoa que fará a solicitação de compra terá acesso as informações pessoais do titular, porque será necessário informar seus dados de pessoa jurídica.
A solicitação de um novo certificado digital é feita pelo próprio site da empresa. Quando começar a compra do seu certificado, você vai precisar escolher as 3 características que o seu vai ter. Neste caso, escolha as seguintes opções:

• Modelo: escolha o modelo NF-e
• Validade: escolha o ideal para você
• Tipo: escolha o tipo cartão(A3)

No final deste passo você vai ter um pedido de compra, agora é necessário pagar, reunir a documentação obrigatória exigida para a validação da documentação.

Passo 2: Validação

A validação de documentos serve para identificar você, para depois autorizar a emissão do certificado. Também é uma medida de segurança para evitar que uma pessoa falsa emita um certificado em nome de outra.
A seguir, você aprenderá como funciona o processo de validação. É neste passo que você juntará a documentação exigida, agenda para fazer um certificado digital e, na data agendada, levará os documentos para a empresa. Saiba que os documentos para validação variam de acordo com o modelo de certificado que deseja adquirir. No caso do NF-e em cartão(A3), a documentação exigida é a seguinte:

• Alterações contratuais (caso tenha alguma). As alterações devem ser devidamente registradas nos órgãos competentes. Caso a última alteração seja consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição; caso contrário, será preciso apresentar todas as alterações anteriores.
• Documentos de eleição da diretoria vigente (caso tenha alguma)
• Cartão CNPJ impresso um dia antes da validação
• Documento de constituição da empresa, com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital (contrato social/última alteração consolidada, certidão simplificada, Ata/Estatuto)
• Procuração Pública (caso tenha alguma)

Documentação do representante da empresa:

• Documento CPF (Cadastro de Pessoa Física)
• 1 documento de identificação, pode ser RG, CNH, Carteira de trabalho, Passaporte e documentos funcionais, tais como: CRC, OAB, CREA, CRM, dentre outros (dentro do prazo de validade)

A validação da documentação acontece uma vez por certificado comprado. No futuro, caso decida fazer outro, pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos e portanto uma nova validação de documentos é necessária.
Para validar a documentação, será necessário agendar uma data com a empresa certificadora. A data da validação foi definida por você no passo anterior (passo 1: compra). Após a compra do certificado, você poderá escolher o melhor dia e horário para a validação. Na data agendada, a validação é feita por um agente de registro da empresa certificadora, ele é responsável por colher a documentação e a biometria, verificar e validar suas informações (físicas ou jurídicas).

Validação presencial ou por videoconferência?

O processo de validação pode ser feito de duas maneiras:

• presencialmente: na data agendada você vai até a empresa certificadora com a documentação obrigatória exigida.
• virtualmente: na data agendada você faz uma videoconferência (chamada de vídeo) com a empresa certificadora. Este tipo de validação só pode ser feito em algumas condições apenas.

Dica: Para você que está procurando um posto de atendimento para fazer a validação presencial, nós criamos o Mapa do Certificado Digital. Esta ferramenta vai encontrar uma empresa credenciada mais próxima de você. Outra vantagem é que esta ferramenta também oferece ofertas.
Assim, na data marcada, você se apresenta presencialmente (no local informado pela empresa certificadora) ou virtualmente (no link enviado por email pela empresa). Esta etapa não tem custos, visto que você já pagou por ele no passo anterior (passo 1: compra). Se a validação for presencial, você terá alguns custos adicionais, como o transporte até o local da validação. Se for feita por videoconferência, não haverá custos adicionais, pois você usará o que já tem (computador/notebook com câmera e microfone, conexão de internet e um celular para a coleta biométrica).
Em relação a duração da validação, saiba que para o tipo A3 (versão em dispositivo físico como cartão ou token), pode ser que sua validação leve mais de 30 minutos, pois geralmente quando se compra um do tipo A3, eles farão a emissão dele no dispositivo externo para você, ou seja, a empresa certificadora fará o próximo passo para você (passo 3 – emissão). Explicamos esta questão de emissão no próximo capítulo.
No final desta etapa a emissão será autorizada, passando para a etapa seguinte, ou será negada se houver algum problema, por exemplo, se faltou algum documento, se houve alguma coisa errada em algum documento obrigatório, etc.

Vou fazer um certificado do tipo A3 (versão em cartão), posso fazer a validação via videoconferência?

Agora vamos falar sobre uma questão que envolve a validação por videoconferência e o tipo de certificado que você escolheu fazer.
Para o seu caso em que o produto final será um A3 (versão em cartão), veja que você até pode fazer a validação de documentos de forma online, mas em algum momento você vai precisar ter algo em mãos um equipamento físico (smartcard), sendo assim ou a empresa deve enviar este hardware para você, ou você vai ter que ir ir a empresa pegar.
Portanto saiba como a empresa lida com a validação e emissão de um certificado do tipo cartão(A3). Para esta questão, hoje vemos dois tipos de empresas:

1. Existem empresas que criam algumas formas de resolver este impasse: elas podem enviar o smartcard pelos correios ou via motoboy para que você faça a emissão o seu certificado.
2. Há empresas certificadoras que dizem que a validação e emissão do tipo A3 (versão em cartão) só podem ser feitas presencialmente. Creio que esta decisão se deve ao fato de ser mais prático para ela emitir seu certificado durante a validação de documentos e já te entregar o smartcard, bastando você instalar apenas.

Passo 3: Emissão

Com a documentação validada com sucesso, o próximo passo é a emissão do certificado NF-e em cartão(A3).
Para entender o processo de emissão, é importante que você saiba que dependendo do produto que você comprou, você terá que emitir ou a empresa fará isso pra você.

O que significa emitir um certificado digital?

Primeiramente é importante saber o que significa o termo “emitir um certificado”. O processo de emissão tem o objetivo de gerar uma nova certificação para você, no seu caso será criado um de pessoa jurídica, pois é o modelo que você comprou. Assim, como você comprou uma nova certificação, é neste momento que você vai recebê-la.
A emissão do certificado digital acontece apenas 1 vez por pedido. Posteriormente caso decida adquirir outro ou este expire pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos, e portanto você precisa fazer uma nova solicitação.
Ao final desta etapa você terá um cartão (com o mesmo formato de um cartão de crédito), neste cartão está gravado o seu certificado digital.

Quem é o responsável por emitir? Você ou a empresa certificadora?

Para o NF-e em cartão(A3) saiba que o responsável por emitir é a empresa certificadora.
Para entender o responsável pela emissão, é importante entender uma regra na certificação digital: “apenas o titular deve ter posse do seu certificado digital”. Como esta tecnologia é uma espécie de “carteira de identificação virtual” de uma pessoa jurídica, apenas este deve ter acesso ao seu certificado, a empresa certificadora não pode ter acesso aos certificados digitais. Sendo assim, saber quem vai emitir depende de qual tipo foi comprado.
Para o tipo A3 (versão em dispositivo físico como cartão ou token), o mais comum é a empresa certificadora fazer a emissão no dispositivo externo para você, uma vez que eles não terão contato com o seu certificado digital durante a emissão, ele vai ficar dentro do chip do cartão ou token somente. Vamos explicar tecnicamente como isso é possível: Durante a emissão do tipo A3 há um processo de “união” de uma informação que está internamente no chip do cartão ou token com o seu certificado emitido, logo o seu certificado emitido fica gravado apenas no dispositivo físico sem possibilidade de cópias. Novamente, caso exista exceções a regra, solicite todas as explicações para não ficar com dúvidas depois.
Dica: Estamos sempre criando novos conteúdos em nosso blog com o objetivo de auxiliar nossos leitores. Para procurar uma resposta basta clicar na lupa no canto superior direito do site e digitar sua dúvida.
Portanto, resumindo:
Caso tenha comprado um do tipo A3, normalmente a emissão já foi feita no dispositivo externo (cartão ou token) pela empresa certificadora e depois entregue a você.
Portanto, se o seu já foi emitido, o próximo passo é (passo 4 – instalação).

Passo 4: Instalação

No passo anterior não fizemos a emissão do certificado digital porque a empresa certificadora já fez este trabalho de emissão para você. Então vamos começar o quarto passo que é a instalação!
A certificação digital é uma tecnologia de identidade eletrônica que permite identificar suas ações nos meios digitais, como por exemplo, fazer login em um sistema ou assinar um documento digital.
Quando seu certificado é emitido, nele consta internamente a data de emissão e a data de expiração. Assim depois que você emite o seu, o “prazo” inicia. O seu tempo de uso está relacionado diretamente a validade do produto que você adquiriu (as opções mais comuns de validade são 12 meses, 24 meses e 36 meses). Até a data de expiração, a instalação e uso pode ser feita a qualquer momento.

Quais são as instruções para a instalação?

A instalação do certificado deverá ser feita por você mesmo. Porém se você autorizar alguém a fazer isso, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, pois o computador e a pessoa que fará a instalação pode ter acesso as suas informações de pessoa jurídica, conhecendo as senhas do certificado, dentre outros.
Sobre a instalação: não vai existir um único jeito para instalar o NF-e em cartão(A3). Cada empresa tem seu passo-a-passo, tem seus dispositivos A3, tem sua forma de emitir o certificado, enfim, cada uma tem os seus meios pra instalar o certificado. Mas no fim vai funcionar normalmente, o que muda mesmo é a forma que cada uma instala o seu.
A empresa tem o obrigação de te orientar como se faz a instalação. No geral você recebe um e-mail encaminhado pela empresa. As formas de orientar podem ser as mais diversas, pode ser através de um manual em pdf, artigos, central de suporte ou vídeos. Saiba também que a empresa é obrigada a te fornecer um suporte em todas as etapas: compra, validação, emissão, instalação, uso e “ajuste fino”. Se você está com problemas, entre em contato com a empresa certificadora para tirar suas dúvidas e garantir que está tudo funcionando.
A instalação pode ser feita em um computador/notebook convencional. No geral, o sistema Windows (da empresa Microsoft) é o indicado para usar por ser mais popular. Caso queira instalar o certificado em um computador com Linux (sistema operacional livre) ou macOS (da empresa Apple), entre em contato com a empresa para verificar a possibilidade e prestar o suporte necessário.

Detalhes de instalação para um certificado NF-e A3 (cartão)

Atualmente, as empresas certificadoras desenvolveram os “assistentes de instalação”, aqueles que você aperta “continuar”, “continuar” e “finalizar”. O objetivo é facilitar a instalação e fazer com que você precise instalar apenas uma coisa para o seu certificado funcionar.
Se você tem interesse de saber o que é feito no sue computador durante a instalação do certificado, vamos listar aqui os passos de instalação avulsa do certificado NF-e A3 (versão em cartão):

1. Pode ser necessário instalar alguns plugins adicionais que alguns aplicativos usam, como por exemplo: CAPICOM, JAVA e o Microsoft .NET Framework.
2. Verificar se a versão do seu sistema operacional Windows é compatível.
3. Instalar as “Cadeias de Certificados”, são os certificados da empresa certificadora para que o seu certificado no cartão seja reconhecido no “Gerenciador de Certificados do Windows”.
4. Iniciar os processos “Serviço de Cartão Inteligente” e o “Serviço de Propagação de Certificados” para fazer com que o certificado fique disponível (propagado) para que os navegadores possam utilizá-lo.
5. Instalar o driver do cartão para que o sistema operacional reconheça este hardware.
6. Instalar o “Gerenciador de Certificados”, aplicativo para se comunicar com o certificado dentro do cartão.
7. Verificar se a data e hora do computador estão corretas.

Por fim acesse o site da empresa e procure o testador online para que você possa ver se está instalado corretamente.
Enfim, nós instalamos o certificado, testamos e agora está tudo configurado. No final deste passo ele estará pronto para o uso.

Passo 5: Uso

Chegamos ao último passo: é necessário usar o certificado NF-e A3 (cartão) numa aplicação real, para assim comprovar sua verdadeira utilidade que é a identificação digital. A partir de agora o certificado está pronto para identificar o titular de forma digital e assim, por exemplo, permitir a autenticação em algum sistema com dados restritos (no lugar do clássico login e senha), assinar notas fiscais digitalmente, dentre outros.

Utilização do certificado digital

Depois de instalado e testado, você pode utilizar sua “identidade digital” a hora que quiser, até a data do seu expiração, sem pagar nada mais por isso. Porém, uma situação em que pode gerar mais custos é no caso de você querer adquirir algum software pago e que utiliza o certificado como, por exemplo, um emissor pago para emitir NFS-e, um sistema pago para assinar arquivos PDFs, etc. Mas veja que, neste caso, este custo adicional não é por conta do certificado, mas sim porque você adquiriu uma versão paga de algum aplicativo.
A utilização deste produto será possível aonde você o instalou (passo 4: instalação). Como você comprou um do tipo cartão(A3), é necessário conectar ele no computador na hora de utilizar, quando algum aplicativo solicitar uma certificação digital, você deverá selecionar o seu e depois digitar a senha PIN do dispositivo físico.
Normalmente, a utilização do certificado deverá ser feita por você mesmo como titular. Porém, caso delegue outra pessoa para realizar este processo (por exemplo, um contador ou o responsável pela emissão de notas fiscais), saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, já que o computador e a pessoa que fará a utilização vai ter acesso as suas informações e também saber as senhas do certificado. Como a assinatura de um documento com um certificado digital tem validade jurídica, a pessoa que o manusear também pode assinar documentos importantes em seu nome.

Problemas na hora de utilizar

No geral, a empresa deve instalar o seu certificado em algum lugar para te mostrar que ele está funcionando. Neste caso, elas escolhem instalá-lo no seu navegador de internet. Isto acontece pois, em geral, os sistemas que usam certificação digital funcionam no navegador de internet.
Assim, em caso de problemas, se a empresa mostrar que o seu produto está funcionando, não há mais nada que ela poderá fazer por você. Para utilizar o certificado em algum outro lugar que não seja no browser de internet (em algum sistema diferente), mas ele não quer funcionar, então chegamos num impasse: o certificado digital está funcionando, mas não no local aonde você quer.
Se o certificado não funcionar aonde você quer, não se preocupe. Se ele funciona em um único local, significa que está instalado corretamente (senão ele não funcionaria em nenhum local). Então, neste caso é necessário que você entre em contato com o suporte do sistema que você deseja usar o certificado para explicar a sua situação. Eles vão te fornecer novas instruções e fazer alguns “ajustes finos” para que o certificado funcione naquele sistema.

O “Ajuste Fino”

Hoje temos muitos tipos de aplicativos que oferecem login com certificação digital, inclusive alguns que rodam fora do browser de internet. Isto acontece porque qualquer empresa é livre para desenvolver seus aplicativos e colocar a possibilidade de usar um certificado digital neles.
Sendo assim, a Autoridade Certificadora não vai poder te ajudar dependendo do caso. Caso você queira utilizá-lo em outros aplicativos, o jogo muda, pode ser necessário procurar o suporte específico do sistema que deseja utilizar. Isto é necessário pois quem realmente criou o aplicativo entende as particularidades do seu funcionamento. Neste caso, estas particularidades podem ser “configurações adicionais” que nós aqui da Compare Certificado Digital decidimos chamar de “ajuste fino”.
Dependendo do que você precisa, você deve procurar uma empresa diferente para resolver o seu problema. Isso é importante para evitar o “jogo de empurra-empurra”, onde um suporte diz que o problema é do outro suporte. Saiba que o “ajuste fino” não é da responsabilidade da Autoridade Certificadora, mas sim do suporte responsável pelo serviço/sistema/aplicativo.
Fechamos o ciclo, no final desta etapa você já estará utilizando a sua “carteira de identificação virtual”. Agora é possível se autenticar em qualquer sistema que aceite certificação digital, e também assinar digitalmente qualquer contrato com validade jurídica.
Dica: Agora que está tudo funcionando corretamente, é importante que você não esqueça a data de expiração do certificado. Então para ajudar você, nós criamos o Alerta de Expiração, um serviço que vai avisar você GRATUITAMENTE quando o seu certificado digital estiver prestes a expirar.
Recapitulando:

• No passo 1 foi feito a solicitação de compra do certificado.
• Após isso, fizemos o passo 2: Validamos nossa documentação obrigatória.
• Então, conversamos no passo 3 sobre a emissão do certificado. No seu caso, NF-e A3 (cartão), a emissão foi feita pela Autoridade Certificadora.
• Depois fomos para o passo 4 onde falamos sobre a instalação e reinstalação.
• Por fim chegamos ao passo 5: O uso do certificado numa aplicação real, falamos sobre o “ajuste fino” e o que você precisa fazer.

Chegamos ao fim, acredito agora que ninguém terá mais dúvidas de como fazer um.
Agora compartilhe com alguém que vai fazer um produto deste e precisa saber destas informações.