Como fazer o certificado NF-e A3 (versão em token)

Depois de algumas dúvidas dos nossos usuários, vamos detalhar a maneira de como fazer um certificado NF-e em token(A3) passo-a-passo.
A ideia surgiu depois de criar a série de vídeos com os cinco passos para comprar o seu certificado. Depois tivemos a ideia de aplicar estes 5 passos durante a compra de todos os certificados mais comercializados. Este artigo vai ser bem esclarecedor porque há algumas pequenas diferenças entre comprar um certificado do tipo um A1 ou A3, por exemplo.
Então pensamos em aplicar os cinco passos para fazer um NF-e em token(A3) de verdade.
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Então vamos lá, a proposta aqui será aplicar todos os cinco passos para fazer um certificado NF-e em token(A3) passo-a-passo:

1. Compra do NF-e na empresa certificadora
2. Validação dos documentos obrigatórios (pessoa jurídica)
3. Emissão do certificado digital
4. Instalação no computador
5. Utilização e “ajuste fino” para o correto funcionamento

Mas antes de partir de fato para os 5 passos da compra, vamos alinhar algumas questões importantes para evitar problemas futuros.

O que é o modelo “NF-e”?

O NF-e é um modelo de certificado utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo segurança contra qualquer tipo de golpe e cumprindo com todas as exigências dos órgãos fiscalizadores.
Este é um modelo de certificado mais limitado. Ele é um certificado de pessoa jurídica mas com a possibilidade ou não de ser emitido usando os dados de outro sócio minoritário da empresa, não precisa ser necessariamente o representante legal. Como este certificado não está associado ao responsável legal pela empresa, não será possível utilizá-lo para tarefas contábeis na Receita Federal, e assim ele se torna exclusivo apenas a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

O que significa o tipo “A3 (versão em token)”?

O certificado A3 é emitido e gravado em um aparelho físico. No Brasil são adotados pelo órgão regulador dois formatos de mídia: cartão inteligente ou token USB.
Se você comprar um certificado nesta modalidade, o certificado A3 vem gravado fisicamente em um token. Um token USB é um dispositivo com formato parecido com um pendrive, mas não é possível usá-lo como pendrive, seu hardware foi construído para armazenar as chaves criptográficas do certificado. O token USB tem o mesmo funcionamento de um cartão e leitora juntos, e portanto, basta conectar no computador, instalar e começar usar.
Agora o primeiro passo é fazer um novo pedido de compra do NF-e em token(A3) no site da Autoridade Certificadora.

Passo 1: Compra

Neste passo você vai fazer um novo pedido. É importante lembrar que um certificado padrão ICP-Brasil deve ser comprado e existem várias empresas autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que emitem um produto deste. Cada empresa certificadora pratica o valor que quiser, e como não é tabelado, é importante que você faça uma análise e procure maneiras para obter um desconto na compra.
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A solicitação de compra do certificado deverá ser feita por você mesmo. Entretanto, no caso de autorizar alguém a realizar este processo, saiba que esta pessoa deve ser de confiança. Isto é necessário porque o computador e a pessoa que fará a solicitação de compra terá acesso as informações sensíveis do titular, porque será necessário informar seus dados de pessoa jurídica.
A solicitação é feita acessando o site da empresa certificadora e gerando um novo pedido de compra. Quando começar a compra do seu certificado, é necessário informar quais serão as 3 características que o seu certificado digital vai ter. Neste caso, escolha as seguintes opções:

• Validade: selecione o que melhor te atende
• Tipo: selecione o tipo token(A3)
• Modelo: selecione o modelo NF-e

No final deste passo você vai ter um pedido de compra, agora é necessário realizar o pagamento, reunir a documentação obrigatória exigida e se preparar para a validação da documentação.

Passo 2: Validação

A validação de documentos serve para identificar você, para depois autorizar a emissão do certificado. Este também é um processo de segurança para evitar que um golpista emita um certificado em nome de outra pessoa.
A seguir, você aprenderá como funciona o processo de validação. É neste passo que você juntará a documentação exigida, agenda para fazer um certificado digital e, na data marcada, levará os documentos para a empresa. Saiba que os documentos para validação tem mais haver com o modelo de certificado que deseja adquirir. No caso do NF-e em token(A3), segue a documentação abaixo:

• Documento de constituição da empresa, com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital (contrato social/última alteração consolidada, certidão simplificada, Ata/Estatuto)
• Procuração Pública (caso tenha alguma)
• Cartão CNPJ impresso um dia antes da validação
• Documentos de eleição da diretoria vigente (caso tenha alguma)
• Alterações contratuais (caso tenha alguma). As alterações devem ser devidamente registradas nos órgãos competentes. Caso a última alteração seja consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição; caso contrário, será preciso apresentar todas as alterações anteriores.

Documentação do representante da empresa:

• 1 documento de identificação, pode ser RG, CNH, Carteira de trabalho, Passaporte e documentos funcionais, tais como: CRC, OAB, CREA, CRM, dentre outros (dentro do prazo de validade)
• Documento CPF (Cadastro de Pessoa Física)

A validação de documentos acontece uma vez por certificado digital comprado. Posteriormente caso decida fazer outro, pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos e portanto uma nova validação de documentos é necessária.
A data da validação é definida por você no passo anterior (passo 1: compra). Após a compra do certificado, você poderá escolher o melhor dia e horário para a validação. Na data agendada, a validação é feita por um agente de registro da empresa certificadora, ele é responsável por pegar a documentação e a biometria, verificar e validar suas informações (físicas ou jurídicas).

Validação presencial ou remota?

Este passo pode ser feito de duas formas:

• presencial: na data marcada você vai até a empresa com a documentação obrigatória exigida.
• virtual: na data marcada você faz uma videoconferência com a empresa. Este tipo de validação só é possível em algumas condições apenas.

Dica: Para auxiliar as pessoas que necessitam ir a um posto de atendimento para fazer a validação presencial, nós desenvolvemos o Mapa do Certificado Digital. Esta ferramenta vai encontrar uma empresa credenciada mais próxima de você. Outra vantagem é que esta ferramenta também possui descontos.
Na data agendada, você comparece presencialmente (no local indicado pela empresa) ou virtualmente (no link enviado por e-mail pela empresa). A confirmação do certificado é um processo gratuito, pois você já pagou por ele no passo anterior (passo 1: compra). Se a validação for presencial, você terá alguns custos adicionais, como o transporte até o local da validação. No caso da validação ser através de videoconferência, provavelmente não haverá custos adicionais visto que você vai usar tudo o que você já tem (computador/notebook com câmera e microfone, conexão de internet e um celular para a coleta biométrica).
Em relação a duração da validação, saiba que para o tipo A3 (versão em dispositivo físico como cartão ou token), pode ser que sua validação leve mais de 30 minutos, pois geralmente quando se compra um do tipo A3, eles farão a emissão dele no dispositivo externo para você, ou seja, a empresa certificadora fará o próximo passo para você (passo 3 – emissão). Explicamos esta questão de emissão no próximo capítulo.
No final deste passo a emissão será autorizada, passando para o próximo passo, ou será negada se houver algum problema, por exemplo, se faltou algum documento, se houve alguma coisa errada em algum documento obrigatório, dentre outros.

Vou emitir um certificado do tipo A3 (versão em token), posso fazer a validação por videoconferência?

Existe uma dúvida que envolve a validação via videoconferência em relação ao tipo de certificado que você escolheu comprar.
No seu caso em que o produto final será um A3 (versão em token), veja que você até pode fazer a validação de documentos de forma online validação via videoconferência, mas vamos pensar um pouco: o produto que você comprou está incluso um equipamento físico (token USB), sendo assim ou a empresa deve enviar este equipamento para você, ou você vai ter que ir ir a empresa pegar.
Sendo assim saiba a maneira que a empresa lida com a validação e emissão de um certificado do tipo token(A3). Para esta questão, hoje vemos dois tipos de empresas:

1. Há empresas que criaram maneiras de resolver este impasse: elas podem enviar o token pelos correios ou via motoboy para que você emita o seu certificado.
2. Há empresas que dizem que a validação e emissão do tipo A3 (versão em token) só podem ser feitas de forma presencial. Entendemos que isso se deve ao fato de ser mais prático para a empresa emitir seu certificado durante a validação de documentos e já te entregar o token, bastando você realizar a instalação apenas.

Passo 3: Emissão

Com a documentação validada com sucesso, a etapa seguinte é a emissão do certificado NF-e A3 (versão em token).

O que significa emitir um certificado digital?

Primeiramente é importante saber o que significa o termo “emitir um certificado”. O processo de emissão tem o objetivo de gerar uma nova certificação em seu nome, no seu caso será criado um de pessoa jurídica, pois é o modelo que você comprou. Assim, como você comprou uma nova certificação, é aqui que você vai recebê-la.
A emissão do certificado digital acontece uma vez por pedido validado. Posteriormente caso decida comprar outro ou este chegue na data de validade e expire pode ser necessário fazer os mesmos 5 passos, e portanto você precisa fazer uma nova solicitação.
Ao final desta etapa você terá um token, um dispositivo com o mesmo formato de um pendrive (apenas o formato, não é possível gravar um certificado digital do tipo A3 em um pendrive). Neste token está gravado o seu certificado digital.

Quem vai emitir o certificado? Você ou a empresa certificadora?

Para o NF-e A3 (versão em token) saiba que quem deve emitir é a empresa onde você comprou o certificado.
Para entender quem vai emitir, é importante entender uma regra de segurança na certificação digital: “apenas o dono deve ter posse do seu certificado digital”. Como este produto é uma “carteira de identificação virtual” de uma pessoa jurídica, apenas este deve ter acesso ao seu certificado, a empresa não pode ter acesso aos certificados digitais. Sendo assim, saber quem deve emitir vai depender de qual tipo foi comprado.
Para o tipo A3 (versão em dispositivo físico como cartão ou token), o mais comum é a empresa certificadora fazer a emissão no dispositivo externo para você, uma vez que eles não terão contato com o seu certificado digital durante a emissão, ele vai ficar dentro do chip do cartão ou token somente. Vamos explicar tecnicamente como isso é possível: Durante a emissão do tipo A3 há um processo de “união” de uma informação que está internamente no chip do cartão ou token com o seu certificado emitido, logo o seu certificado emitido fica gravado apenas no dispositivo físico sem possibilidade de cópias. Novamente, caso exista exceções a regra, solicite todas as explicações para não ficar com dúvidas depois.
Dica: Toda hora surge uma nova dúvida sobre certificação digital, não é? Pensando nisso estamos sempre criando novos conteúdos em nosso blog com o objetivo de auxiliar nossos leitores. Para pesquisar basta clicar na lupa no canto superior direito do site e digitar sua dúvida.
Portanto, resumindo:
Caso tenha comprado um do tipo A3, normalmente a emissão já foi feita no dispositivo externo (cartão ou token) pela empresa certificadora e depois entregue a você.
Portanto, se o seu já foi emitido, o próximo passo é (passo 4 – instalação).

Passo 4: Instalação

No passo anterior não fizemos a emissão do certificado digital porque a empresa certificadora já fez este trabalho de emissão para você. Então vamos começar o quarto passo que é a instalação!
A certificação digital é uma tecnologia de identidade eletrônica que permite identificar suas ações nos meios digitais, como por exemplo, fazer login em um sistema ou assinar um documento digital.
Quando seu certificado é emitido, nele consta internamente a data de emissão e expiração. Assim depois que você emite o seu, o “prazo” dele começa a contar. O seu tempo de uso está relacionado diretamente a validade do produto que você adquiriu (as opções mais comuns de validade são 12 meses, 24 meses e 36 meses). Até a data de expiração, a instalação pode ser feita a qualquer momento.

Quais são as instruções para a instalação?

A instalação do certificado ficará sob sua responsabilidade. Porém se você autorizar outra pessoa a fazer isso, saiba que esta pessoa deve agir com máximo sigilo profissional, porque esta pessoa que fará a instalação pode ter acesso as suas informações de pessoa jurídica, conhecendo as senhas do certificado, dentre outros.
É importante que você entenda uma coisa em relação a instalação: não vai existir uma forma global, um único jeito para instalar o NF-e em token(A3). Cada empresa tem seu passo-a-passo, tem seus dispositivos A3, tem sua forma de emitir o certificado, enfim, cada uma tem os seus meios pra instalar o certificado.
Normalmente a empresa vai lhe orientar quanto a instalação. No geral você recebe um passo-a-passo encaminhado pela empresa. Cada empresa tem sua forma particular de ensinar os clientes a realizar a instalação, pode ser através de um manual em pdf, artigos, central de suporte ou vídeos. Saiba também que a empresa deve prestar suporte em todas as etapas: compra, validação, emissão, instalação, uso e “ajuste fino”. Se você está com problemas na hora de instalar, entre em contato com a empresa para tirar suas dúvidas e garantir que está tudo funcionando.
A instalação pode ser feita em um computador/notebook convencional. No geral, o sistema Windows (da empresa Microsoft) é o indicado para usar por ser mais popular. Caso queira instalar o certificado em um computador com Linux (sistema operacional livre) ou macOS, entre em contato com a empresa certificadora para verificar a possibilidade e prestar o suporte necessário.

Detalhes de instalação para um certificado NF-e em token(A3)

Atualmente, as empresas certificadoras desenvolveram os “assistentes de instalação”, aqueles que você aperta “continuar”, “continuar” e “finalizar”. Sua função é simplificar a instalação e fazer com que você precise instalar apenas uma coisa para o seu certificado digital funcionar.
Para você que deseja saber o que acontece por debaixo dos panos durante a instalação do certificado, vamos listar aqui os passos de instalação avulsa do certificado NF-e A3 (token):

1. Instalar o driver do token USB para que o sistema operacional reconheça este hardware.
2. Instalar as “Cadeias de Certificados”, são os certificados da empresa certificadora, isso é necessário para que o seu certificado no token USB seja reconhecido no “Gerenciador de Certificados do Windows”.
3. Instalar o “Gerenciador de Certificados”, aplicativo para se comunicar com o certificado dentro do token.
4. Iniciar os processos “Serviço de Cartão Inteligente” e o “Serviço de Propagação de Certificados” para fazer com que o certificado apareça nos navegadores de internet.
5. Verificar se a versão do seu computador Windows é compatível.
6. Avaliar se a data e hora do sistema operacional estão corretas.
7. Pode ser necessário instalar alguns plugins adicionais que alguns aplicativos usam, como por exemplo: JAVA e o Microsoft .NET Framework.

Por fim acesse o site da empresa para testar se está instalado corretamente.
Enfim, nós instalamos o certificado, testamos e agora está tudo configurado. No final deste passo ele estará pronto para o uso.

Passo 5: Uso

É hora de usar o certificado NF-e A3 (token) numa aplicação real, para assim comprovar sua verdadeira utilidade que é a identificação digital.

Utilização do certificado digital

Depois de instalado e testado, você pode utilizar sua “identidade digital” até a data do seu expiração. Porém, uma situação em que pode gerar mais custos é no caso de você querer adquirir algum software pago e que utiliza o certificado como, por exemplo, um emissor pago para emitir NFS-e, um aplicativo pago para assinar arquivos PDFs, dentre outros. Mas veja que, neste caso, este custo adicional não é por conta do certificado, mas sim porque você adquiriu uma versão paga de algum aplicativo.
A utilização deste produto será possível aonde você o instalou (passo 4: instalação). Como você comprou um do tipo token(A3), é necessário conectar ele no computador na hora de utilizar, quando algum aplicativo solicitar uma certificação digital, você deverá selecionar o seu e depois digitar a senha PIN do dispositivo físico.
Normalmente, a utilização do certificado deverá ser feita por você mesmo como titular. Porém, caso delegue alguém para realizar este processo (por exemplo, um gerente ou o responsável pela emissão de notas fiscais), saiba que esta pessoa deve ser de confiança, já que o computador e a pessoa que fará a utilização vai ter acesso as suas informações. Como a assinatura realizada com um certificado digital tem validade jurídica, a pessoa que o manusear também pode assinar documentos importantes em seu nome.

Problemas na hora de utilizar

No geral, a empresa precisa instalar o seu certificado em algum lugar para te mostrar que ele está funcionando. Em geral ele é instalado no seu browser de internet. Isto acontece pois, em geral, as aplicações que usam certificação funcionam no navegador de internet.
Assim, se o seu não funcionar e se a empresa mostrar que o seu produto está funcionando, não há mais nada que ela poderá fazer por você. Para utilizar o certificado em algum outro lugar que não seja no browser de internet (em algum sistema diferente), mas ele não quer funcionar, temos um problema maior: o certificado digital está funcionando, mas não no local aonde você quer.
Se ele funciona em um único local, significa que está instalado corretamente (senão ele não funcionaria em nenhum lugar). Sendo assim você deve entrar em contato com o suporte do sistema que você deseja usar o certificado para explicar o que está acontecendo. Eles vão te fornecer novas instruções e fazer alguns “ajustes finos” para que o certificado funcione naquele sistema.

O “Ajuste Fino”

Hoje temos muitos tipos de aplicativos que oferecem login com certificação digital, inclusive alguns que rodam fora do navegador de internet. Isto acontece porque qualquer empresa é livre para desenvolver seus sistemas e colocar a possibilidade de usar um certificado digital neles.
Sendo assim, a empresa não vai poder te auxiliar em todas as situações. Caso você queira utilizá-lo em outros aplicativos, o jogo muda, pode ser necessário procurar o suporte específico do sistema que deseja utilizar. Isto é necessário pois quem realmente criou o aplicativo entende os detalhes do seu funcionamento. Neste caso, estas particularidades podem ser “configurações adicionais” que nós aqui da Compare Certificado Digital chamamos de “ajuste fino”.
O que queremos demonstrar é que dependendo do que você vai fazer, você deverá procurar uma empresa ou outra na hora de resolver um problema. Queremos que você não tenha dores de cabeça procurando por um suporte que provavelmente não vai resolver o seu problema dependendo de onde o certificado precisa funcionar. Saber que existe o “ajuste fino” também será útil para evitar uma coisa que chamamos de “jogo de empurra-empurra”: um suporte fala que o problema deve ser resolvido pelo outro suporte e vice-versa, e assim ninguém assume as suas responsabilidades. Da maneira que explicamos, você terá mais autonomia para argumentar quando um suporte tentar “empurrar” um problema para outro, sendo que ele é o responsável por resolver aquela questão.
Fechamos o ciclo, no final desta etapa você já estará utilizando a sua “carteira de identificação virtual”. Agora é possível se autenticar em qualquer sistema que aceite certificação digital, e também assinar digitalmente qualquer documento com validade jurídica.
Dica: É importante que você não esqueça a data de expiração do certificado digital. Então para ajudar você, nós desenvolvemos o Alerta de Expiração, um serviço que vai avisar você GRATUITAMENTE quando o seu certificado digital estiver prestes a expirar. Assim você pode se programar para a renovação e evitar mais uma dor de cabeça.
Recapitulando:

• No passo 1 foi feito a solicitação de compra do certificado.
• Após isso, fizemos o passo 2: Validamos os documentos de pessoa jurídica.
• Então, conversamos no passo 3 sobre a emissão do certificado no computador. No seu caso, NF-e em token(A3), a emissão foi feita pela empresa onde você comprou o certificado.
• No passo 4 falamos sobre a instalação e reinstalação em outro computador.
• Por fim chegamos ao passo 5: A utilização numa aplicação real, demos algumas dicas sobre o “ajuste fino” e o que você precisa fazer em caso de problemas.

Chegamos ao fim, acredito agora que ninguém terá mais dúvidas de como fazer um.
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