No nosso dia a dia, tanto na pessoa física como na jurídica, temos muitos afazeres, compromissos e precisamos de agilidade e principalmente de segurança para resolver problemas burocráticos.
Não temos mais tempo para perder em cartórios, prefeituras, bancos, etc – afinal, além da perda de tempo se perde muito dinheiro. Por isso cada vez mais temos utilizado uma nova tecnologia chamada Certificado Digital.
Após a compra e durante o uso, saiba que em um momento você vai precisar “atualizar” o seu certificado, isto acontece por conta das características desta tecnologia. Se você quer saber como funciona essa tecnologia, ou se já conhece mas tem algumas dúvidas sobre o assunto, continue a leitura que eu vou explicar de uma forma fácil, vamos lá!
O que é e como funciona um Certificado Digital
O Certificado Digital é uma identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Esse serve para assinar documentos digitalmente e entrar em sistemas eletrônicos restritos.
Ele surgiu da necessidade de garantir segurança e rapidez de informações trocadas pela internet. Afinal, como o Certificado Digital tem máxima segurança, você pode:
- Assinar documentos;
- Emitir boletos de impostos (FGTS, INSS e outros);
- Emitir notas fiscais eletrônicas;
- Entre outros.
O seu uso desburocratiza vários processos.
O Certificado Digital funciona para as empresas de vários Regimes Tributários, inclusive o Simples Nacional e o Microempreendedor Individual (MEI) e para pessoa física. No caso dos 3 últimos seu uso pode ou não ser obrigatório, mas de todo jeito, ele pode substituir documentos em papel e assinaturas do próprio punho, dando agilidade e segurança aos processos.
Para você obter um Certificado Digital, você precisa contratar uma Autoridade Certificadora – órgão responsável pela criação e gerenciamento de Certificados Digitais.
Quais são as informações internas contidas no Certificado Digital?
Nele contém informações de todos os seus documentos e assinatura, verificados pela certificadora e armazenados de forma segura. Dessa forma, é possível autenticar transações e enviar informações pela internet com segurança jurídica garantida – podendo ser usado em todo território nacional.
Os documentos necessários para obter e ficar armazenados dentro dele são:
Para Pessoa Física:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- CPF;
- E-mail;
- Número de identificação social – NIS, PIS, Pasep ou CI;
- RG;
- Estado de origem (UF) do RG;
- Cadastro específico do INSS (CEI);
- Inscrição do Título de Eleitor.
Para Pessoa Jurídica:
- Todos os documentos pedidos para Pessoa Física;
- Número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
- Nome Empresarial constante no CNPJ.
Lembrando que depois de colocado todos esses dados no certificado, não poderá mais ser alterado. Continue lendo para entender o porquê.
Quero alterar um Certificado Digital depois de sua emissão, é possível?
Não é possível! A sua principal característica é a imutabilidade. Isso significa que ele não pode ser alterado.
Em caso de mudança nos seus dados pessoais ou uma atualização de sua empresa, feita pela pessoa física, advogado ou contador, ele perde seu valor, porque as informações contidas nele agora estão desatualizadas. É necessário solicitar um novo certificado contendo as novas informações.
O que significa o termo “atualizar um Certificado Digital”?
O termo “atualizar” pode significar duas opções:
- você alterou alguma informação sua na vida real e agora precisa alterar esta informação também no certificado (nome da empresa, cpf do responsável legal, por exemplo).
- você precisa renovar a data de validade pois o seu certificado venceu/expirou.
Opção 1: O que fazer se eu precisar alterar informações no certificado?
Em relação a opção 1, saiba que, como todos os dados são interligados, se houver alguma mudança feita por seu contador, advogado, ou pessoa física, como nome de empresa, mudança de atividade, mudança de CPF, mudança do regime, entre outros, provavelmente você receberá alguma mensagem erro na hora de usar o seu, pois ele agora está com uma informação antiga e portanto, desatualizada. Sendo assim caso seja necessita alterar alguma informação, você deverá comprar e emitir um novo.
Opção 2: O que fazer se meu Certificado Digital expirar?
O mesmo acontece se ele estiver vencendo (opção 2). Se ao abrir o aplicativo da nota fiscal eletrônica, e visualizar, por exemplo, uma mensagem no sistema informando a data de expiração do seu certificado, fique atento. Afinal, sua validade é uma característica de segurança e é de 12 a 18 meses. Passado esse período, ele não valerá mais, e você ou sua empresa não conseguirá emitir mais nada.
Veja que na imagem acima o certificado está válido até 05/07/2023, a partir desta data ele não funcionará mais. O que deve ser feito é a renovação do certificado antes de chegar nesta data limite. Perdeu o prazo para renovar? Após a data de validade, você não conseguirá mais enviar notas fiscais para clientes, por exemplo. Correndo o risco de perder dinheiro.
Lembrando que não tem como fazer alterações e nem usar o Certificado Digital depois de vencido. Nesse caso, entre em contato com uma empresa certificadora para adquirir um novo.
Como funciona o processo de aquisição do Certificado Digital
Nunca emitiu uma certificação digital? Então, entenda quais as etapas desse processo:
- Escolha do modelo: na empresa certificadora, você vai escolher o modelo, a validade e o tipo de arquivo do certificado digital.
- Documentos: escolhido o tipo de certificado, a empresa certificadora vai solicitar os documentos necessários e validar cada um deles. O papel da certificadora é garantir segurança jurídica, portanto ela verifica se não há fraude, erro nas informações ou qualquer outra incompatibilidade.
- Pagamento: o próximo passo é explicar a forma de pagamento. É possível pagar no cartão de crédito, cartão de débito ou boleto – cada empresa certificadora tem o seu preço. Pesquise preços e condições de pagamento, mas atenção: lembre-se que o barato, em alguns casos, pode sair caro. Desconfie de preços muito abaixo do mercado!
- Aprovação e emissão: após a aprovação da solicitação pela certificadora, ela vai emitir o arquivo da certificação digital, que só o titular responsável pode ter acesso.
Contar com uma empresa certificadora facilita o processo. Afinal, além de emitir o seu certificado, ela será responsável por te assessorar em todas as etapas, oferecendo todo suporte para a instalação desta tecnologia, explicando quais os aplicativos que você terá que baixar, qual a forma de utilização, entre outras dúvidas frequentes.
Fique atento!
Dica extra: prefira contar com certificadoras que se preocupam com você
É fundamental contar com empresas certificadoras que ligam ou mandam mensagem para você te avisando do vencimento do certificado. Isso mostra que ela se interessa pelo cliente e por seus prazos de renovação.
Como mencionado anteriormente, após o vencimento o detentor dele fica impossibilitado de realizar algumas tarefas, o que pode render prejuízos no bolso.
Agora que você já sabe o que significa atualizar o seu certificado, veja as soluções da Compare Certificado Digital para ajudar você a fazer a compra da melhor forma possível.
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O Buscador de ofertas foi desenvolvido para reunir as ofertas dos nossos parceiros para você. Ele é uma ferramenta útil para obter vantagens antes de comprar seu certificado digital, porque além de encontrar ofertas, você ganha um excelente desconto.
Mapa do Certificado Digital
O Mapa do Certificado Digital é uma ferramenta criada para ajudar as pessoas a encontrar um posto de atendimento credenciado mais perto de você. Este mapa é útil para as pessoas que não estão habilitadas a fazer a validação online do certificado, via videoconferência, e por isso necessitam se dirigir a um posto de atendimento para emissão do seu certificado digital.
Neste conteúdo você descobriu o que é certificado digital, como funciona e quais as etapas para a sua emissão – além de outras dúvidas frequentes sobre o assunto. Além de prático, ele garante maior segurança durante os processos burocráticos na rotina de pessoas físicas e jurídicas.
Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário ou entre em contato com um de nossos especialistas.
Até a próxima!